Por Cristina Luño, Responsable de Marketing de Yooz
La factura electrónica ya no es una opción en Europa, sino un requisito ineludible en pleno proceso de armonización regulatoria. A partir de 2025, la mayoría de los estados miembros desplegarán sistemas obligatorios de facturación B2B electrónica basados en la norma europea EN 16931, lo que marca un antes y un después en la manera en que las empresas gestionan sus procesos financieros. El reto no es menor: cada país define su propio calendario, formato técnico y modelo de supervisión, lo que obliga a los grupos multinacionales a equilibrar cumplimiento normativo, eficiencia operativa y continuidad en la gestión.
Este artículo analiza el papel de la factura electrónica en el marco europeo, detalla las especificidades de países clave como España y Francia, y aborda los principales retos que enfrentan las organizaciones en entornos internacionales y descentralizados. Finalmente, se presenta cómo soluciones especializadas como Yooz reconocida como “Plateforme Agréée” en Francia (antes conocida como PDP), y con fuerte implantación en España, permiten no solo cumplir con la normativa, sino transformar la función financiera hacia un modelo más eficiente, automatizado y con visibilidad en tiempo real.
Un cambio estructural impulsado desde Bruselas
Desde mediados de los 2000, la Comisión Europea ha identificado la factura electrónica como una palanca clave para la competitividad y la transparencia en el mercado único. El objetivo: simplificar la administración, reducir costes, incrementar la eficiencia, combatir la evasión fiscal y la morosidad comercial, acortar los plazos de pago y mejorar la trazabilidad.
En 2005 se crea el European Expert Group on e-Invoicing (EXEP), seguido en 2011 por el European Multi-Stakeholder Forum on e-Invoicing (EMSFel), donde empresas, administraciones y expertos definen la hoja de ruta. Sus recomendaciones desembocan en la Directiva 2014/55/UE, que obliga a todos los poderes adjudicadores de la UE a poder recibir facturas electrónicas en un formato estándar (EN 16931). Desde abril de 2019, este estándar es de uso obligatorio en todos los contratos públicos europeos.
La motivación no es menor: un estudio de la Comisión Europea estimó en 240.000 millones de euros el ahorro potencial en seis años si la e-facturación se adoptaba de forma masiva en la UE.
Qué es la norma EN 16931?
La EN 16931 es la norma europea que define las especificaciones técnicas para el contenido y el formato de las facturas electrónicas, establecida por el Comité Europeo de Normalización (CEN) en 2017. Su objetivo es armonizar la facturación electrónica en toda la Unión Europea, proporcionando un formato normalizado y unos criterios claros para su aplicación.
Esta norma establece un modelo semántico común, que determina qué campos debe contener una factura electrónica (por ejemplo, datos fiscales, identificación del emisor y receptor, importes, impuestos, etc.) y cómo deben estructurarse en formatos electrónicos interoperables utilizando los formatos Universal Business Language (UBL) o Cross-Industry Invoice (CII), así como formatos locales (CIUS) como FatturaPA en Italia o Factur-X en Francia.
La directiva europea se convierte así en la columna vertebral técnica sobre la que se apoyan los modelos nacionales de facturación electrónica que ya están en fase de despliegue en toda Europa.
El proyecto ViDA y su relación con la factura electrónica
En marzo de 2025, el Consejo de la UE aprueba la iniciativa VAT in the Digital Age (ViDA), que marca un punto de inflexión. Su objetivo es reducir el VAT Gap, la diferencia entre el IVA teórico y el realmente recaudado, que en la UE aún se sitúa en torno al 6,9% del PIB (Eurostat).
Los tres pilares de ViDA son:
- Factura electrónica obligatoria para el comercio intracomunitario B2B.
- Formato electrónico armonizado para todas las operaciones transfronterizas.
- Interoperabilidad tecnológica, garantizando que las plataformas y ERPs puedan intercambiar datos sin fricciones.
La iniciativa no uniformiza al 100% los procesos, pero sí define un marco común que cada Estado adapta a su legislación. Esto genera un equilibrio entre armonización europea y autonomía nacional, pero obliga a las empresas con operaciones multinacionales a gestionar diferencias normativas y técnicas.
Un despliegue desigual: 2025–2026, años clave
Aunque la UE define un marco común, cada país marca su propio calendario y requisitos:
- España: aplicará la obligatoriedad B2B progresiva entre 2026 y 2027, en función del tamaño de las empresas, con soporte en sistemas como VERI*FACTU, SII y la Ley Crea y Crece.
- Francia: implantará su sistema en fases, con obligatoriedad de recepción a partir de septiembre de 2026. El modelo se basa en el esquema de 5 esquinas, en el que el PPF (Portail Public de Facturation) actuará únicamente como repositorio, mientras que la emisión y recepción de facturas electrónicas (FE) se realizará exclusivamente a través de «plateformes agréées» (plataformas privadas homologadas).
- Bélgica: exigirá facturación electrónica obligatoria desde enero de 2026, en formato PEPPOL. El 2025 marcará el fin del PDF como formato aceptado.
- Alemania: ya obliga a todas las empresas a aceptar facturas electrónicas conformes a EN 16931. Se inicia un período de adaptación voluntaria para la emisión.
- Grecia: implantará el modelo obligatorio B2B desde julio de 2025.
- Polonia: hará obligatorio su sistema KSeF en febrero de 2026.
- Portugal: integrará a las pequeñas empresas en el sistema B2G desde enero de 2026.
- Serbia y Croacia: se unirán también al modelo obligatorio en 2026.
La armonización europea avanza, pero cada país define su calendario, su modelo técnico y sus exigencias documentales. Esto obliga a las empresas internacionales a buscar soluciones adaptables, interoperables y en cumplimiento constante
La factura electrónica ha llegado para quedarse, y cumplir con la ley ya no es suficiente. Las nuevas normativas no solo implican un cambio normativo, sino que representan una gran oportunidad para impulsar la digitalización y optimizar los procesos del departamento financiero.
Peppol: el pasaporte digital europeo
Para garantizar la interoperabilidad, Europa ha impulsado Peppol (Pan-European Public Procurement Online), una red que asegura que los documentos electrónicos circulen en un formato estándar y a través de una infraestructura segura.
Su expansión internacional, ya adoptada por países como Australia o Singapur, lo convierte en una herramienta estratégica para empresas multinacionales, ya que permite usar un único canal para múltiples jurisdicciones.
Marco legal europeo: la factura electrónica como catalizador de cambio
La normativa de factura electrónica no solo busca facilitar el control fiscal o prevenir el fraude. Supone también una oportunidad para transformar por completo los procesos financieros internos: desde la recepción y validación de facturas hasta su integración en el ERP, pasando por el control presupuestario y la trazabilidad documental.
Las principales exigencias que deben abordar las empresas son:
- Obligación de emisión y recepción electrónica en formatos estructurados (XML, Factura X, UBL, etc.).
- Intercambio de datos a través de plataformas oficiales (como el PPF en Francia o el sistema de la AEAT en España).
- Conservación certificada durante periodos legales (5 a 10 años).
- Control antifraude: número único, firma electrónica, trazabilidad técnica, etc.
En este escenario, Yooz como plataforma homologada ofrece una solución alineada con los marcos normativos franceses, al tiempo que integra los requisitos específicos del entorno español (SII, VERI*FACTU), permitiendo a las empresas operar entre ambos países con total conformidad.
Desafíos en entornos multinacionales
Para las empresas que operan en varios países, la gestión de la facturación electrónica no es un tema administrativo, sino un reto estratégico de cumplimiento y eficiencia operativa. La simple gestión documental se convierte en un riesgo si no se abordan de forma coordinada los siguientes desafíos:
- Normativas divergentes: cada país define plazos, formatos y procesos distintos, lo que obliga a las filiales a gestionar múltiples marcos legales en paralelo.
- Multiplicidad de sistemas: coexistencia de varios ERPs y workflows de validación que complican la estandarización.
- Idiomas, monedas y fiscalidad: barreras que dificultan la interoperabilidad y la consolidación contable a nivel grupo.
- Visibilidad fragmentada: la ausencia de una trazabilidad única genera riesgos de error, duplicidad o sanciones regulatorias.
- Dificultad para automatizar: plataformas locales no conectadas o sin integración legal reducen la capacidad de escalar procesos.
En este contexto, el valor de una solución de facturación electrónica reside en su capacidad para centralizar operaciones sin perder la flexibilidad local, algo que se traduce en eficiencia y seguridad para grupos internacionales.
Estrategia recomendada: automatización, trazabilidad e interoperabilidad
Las organizaciones que lideran la automatización financiera en Europa han entendido que no basta con cumplir el mínimo normativo: la clave está en convertir la obligación en ventaja competitiva. Sus estrategias suelen incluir:
- Centralización operativa con configuración por país y entidad, asegurando homogeneidad global y adaptación local.
- Automatización integral del ciclo de vida de la factura, desde la recepción y la extracción inteligente de datos hasta la aprobación, contabilización y archivo legal.
- Trazabilidad legal y documental, conforme a cada normativa nacional, con un histórico auditable en caso de inspecciones.
- Conectividad ERP nativa, con más de 250 integraciones disponibles (SAP, Sage, Oracle, Dynamics, etc.), que eliminan la fricción tecnológica.
- Datos fiables que permiten interpretar con precisión el flujo de caja y elaborar previsiones reales para la toma de decisiones.
Recomendaciones finales: anticiparse es clave
Estamos en un momento de transición normativa en Europa. Adoptar un enfoque reactivo puede implicar costes elevados por sanciones, retrasos o sobrecarga de los equipos financieros. Anticiparse significa ganar ventaja en eficiencia y competitividad.
Pasos clave para CFOs y responsables de transformación digital:
- Identificar los países en los que la empresa opera o planea operar a corto y medio plazo.
- Consultar los calendarios normativos de cada país, por ejemplo: Francia (septiembre 2026), Bélgica (enero 2026), España (2025-2026).
- Auditar los procesos de facturación actuales, detectando riesgos y cuellos de botella.
- Evaluar soluciones homologadas y escalables con presencia en Europa.
- Definir un roadmap de implementación, asegurando plazos y responsabilidades.
- Garantizar la interoperabilidad con sistemas ERP y plataformas de Business Intelligence ya existentes.
Conclusión
La factura electrónica es mucho más que una obligación legal: representa un acelerador de eficiencia, control y transformación digital. Para las empresas internacionales, el objetivo ya no es solo cumplir con la norma, sino operar sin fricciones entre países, minimizar riesgos regulatorios y liderar la nueva era de la gestión financiera digital en Europa.
