Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
Automatizar un proceso a priori suena bien. Pero en la práctica no es todo tan fácil. Lo que debería ser eficiencia sin esfuerzo acaba convirtiéndose en supervisión disfrazada de modernidad. Y es que hay que saber qué tareas puedes delegar, conocer tus procesos perfectamente para saber cuáles son susceptibles de ser automatizados, saber dar un orden de prioridades y revisar, revisar y revisar.
Si quieres entender la importancia de la automatización de procesos, sigue leyendo.
LA PROMESA (A MEDIAS) DE LA AUTOMATIZACIÓN
Los cantos de sirena de la automatización se basan en la promesa de cometer menos errores, tener más precisión, cumplimiento normativo y empleados liberados, al fin, de sus tareas diarias repetitivas. Pero esto no es así, al menos no lo es completamente. Aunque tenemos software que predice la demanda, redacta correos y completa datos, todavía pasamos la mitad de la jornada haciendo tareas que esperábamos no hacer. En vez de quitarnos trabajo, muchas veces parece que solo lo hemos repartido entre humanos y máquinas… y seguimos barriendo detrás del robot.
EL PROBLEMA NO ES AUTOMATIZAR, ES CÓMO AUTOMATIZAMOS
El problema no es la automatización. Es cómo la hacemos. Sin métricas claras, sin trazabilidad y sin una visión estratégica, la tecnología se comporta de manera opaca. Hace “cosas”, sí, pero nadie sabe muy bien cuáles, cuándo ni por qué.
El resultado se aleja del esperado. Flujos que necesitan empujones humanos, errores invisibles hasta que aparece la auditoría y sistemas que, ante la primera excepción, se detienen como si alguien hubiera tirado del cable. Es como instalar puertas automáticas y olvidarte del sensor de movimiento.
DÓNDE LA AUTOMATIZACIÓN BRILLA (Y DÓNDE NO)
Pero no dramaticemos demasiado. Hay tareas muy agradecidas con la automatización. Por ejemplo, la captura automática de facturas con OCR, la verificación de duplicados, las conciliaciones en cuentas por pagar, la clasificación de tickets de gasto o la generación automática de accesos en el onboarding de RRHH. En este tipo de procesos, las máquinas ganan.
Pero hay que proceder con atención, no todo debería automatizarse. Algunas decisiones exigen contexto, criterio y experiencia. Una cláusula legal puede parecer inocua hasta que un abogado la mira con ojos entrenados. Un documento arrugado con una firma casi fantasma necesita más que un OCR. Y los cambios normativos no se detectan solos, la IA no lee el BOE mientras toma café.
AUTOMATIZAR CON CABEZA: HUMANO EN EL BUCLE Y TRAZABILIDAD
Por eso, automatizar bien es automatizar con cabeza. Es entender que no se trata de desaparecer, sino de asumir un nuevo rol que sea más estratégico, más vigilante, más humano. Significa poner la atención en indicadores como los errores, el tiempo de procesado, los niveles de intervención manual para la revisión y asegurarse de que todo tiene trazabilidad.
Es saber quién hizo qué, cuándo y cómo. Es incorporar el famoso “humano en el bucle”, ese par de ojos que detecta lo raro y sabe cuándo hay que intervenir.
SIN AUDITORÍA Y REVISIÓN, LA AUTOMATIZACIÓN CADUCA
Y sí, también implica auditar. Las revisiones continuas deberían ser obligatorias para obtener una brújula que marque siempre el norte de tus procesos automatizados. Revisarlos es parte del juego. Igual que cuidar la seguridad desde el diseño, cifrando bien los datos y manteniendo claros los roles de decisión. Porque cuando todos saben qué puede decidir la máquina y qué no, las sorpresas se reducen drásticamente.
Automatizar no es el final del trabajo. Es su metamorfosis. Como pasar de barrer hojas una a una a diseñar un jardín que se limpia solo. Pero incluso ese jardín necesita un jardinero que mire si las flores están creciendo torcidas.
LA AUTOMATIZACIÓN SOLO ES SOSTENIBLE SI SE GOBIERNA
Las organizaciones más eficientes son las que automatizan mejor. Las que conocen sus procesos, miden lo que importa y no delegan el control. Porque una automatización sin revisión ni gobierno no es una ventaja operativa; es una funcionalidad con fecha de caducidad. Las automatizaciones no se rompen por complejas, sino por abandonadas. Sin revisión, cualquier automatización vive poco.
