Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat

Automatiza sin perder el control de lo que haces

¿Has implantado un proceso automatizado, pero aún no te fías del todo? Seguramente pienses que de un momento a otro puede fallar…y quizá no te falte razón.

La automatización del back office se ha convertido en una demanda creciente. Y es normal. Promete mayor eficiencia, menos errores y cumplimiento normativo. ¿Quién no quiere eso?

Pero ojo, porque automatizar sin control puede convertirse en un tiro que rebota y provocar justo lo contrario.

Vivimos en la era del software “inteligente”, donde las tareas repetitivas deberían estar danzando en un mundo de pixeles mientras nosotros disfrutamos de un café en la mañana. En la práctica, un trabajador de oficina todavía dedica más del 50 % de su tiempo a tareas “digitales”. Tareas que tienen que ver con decir a las máquinas qué deben hacer o con qué material trabajar; por ejemplo, actualizar documentos o la gestión de excepciones en la automatización.

Hay muchas empresas “automatizadas” que han pasado por alto lo primordial, diseñar los flujos con trazabilidad, prever esas excepciones y habilitar un sistema de seguimiento. 

En este artículo vamos a hablar de qué procesos documentales son ideales para automatizar, cuáles requieren supervisión humana y cómo mantener el control de tus automatizaciones.

Automatizar con cabeza es dar control y eficiencia al back office

El back office opera como un motor silencioso y, a veces, sobrecargado. Allí se acumulan tareas repetitivas, manuales y poco estimulantes. Facturación, gestión de gastos, archivo documental, verificación de datos etc. Una cantinela interminable en bucle mensual infinito.

Y llega la automatización documental con su canto de sirena de menos trabajo manual, menos errores, más tiempo para lo que realmente aporta valor… Pero hay trampa. 

Automatizar sin control puede hacerte ganar velocidad, y también hacerte perder el rumbo. Sin una estrategia clara, afrontas el riesgo de incumplir normativas, perder trazabilidad, cometer errores de datos o no saber quién lo hizo, cuándo ni cómo.

Porque no se trata solo de trabajar más rápido, sino de trabajar mejor.

Algunos procesos documentales que sí vale la pena automatizar

La entrada de datos es uno de los terrenos más agradecidos para automatizar. La captura automática mediante OCR de facturas y albaranes reduce muchos errores.

También funcionan muy bien las validaciones rutinarias como detección de duplicados, comprobación de formatos o verificación de firmas. Son tareas repetitivas donde la automatización aporta cumplimiento y evita retrabajos innecesarios.

En facturación y cuentas por pagar, la conciliación y aprobación automática permiten acelerar el flujo de caja y reducir los cuellos de botella habituales. Lo mismo ocurre en la gestión de gastos y justificantes, donde la clasificación y contabilización automática permiten cumplir con las obligaciones fiscales y a cerrar procesos con más rapidez.

En el área de RRHH, especialmente durante el onboarding y el offboarding, la generación automática de carpetas, permisos y documentación mejora la experiencia del empleado y reduce errores administrativos.

Y el archivado documental también gana velocidad y control cuando se automatizan procesos como el etiquetado, el versionado o la vinculación de documentos. Esto hace que las auditorías sean más claras y menos laboriosas.

¿Dónde sigue siendo imprescindible la supervisión humana?

Todavía quedan trincheras donde el juicio humano es no solo útil, sino necesario.

• Interpretación compleja y decisiones críticas. Los sistemas pueden procesar miles de cláusulas por minuto, pero no “leen” entre líneas. Cuando se negocian condiciones únicas, se interpretan excepciones legales o se requiere intuición, el humano sigue siendo irremplazable.
• Gestión de excepciones. Los flujos funcionan hasta que dejan de hacerlo. Aparece un documento que no encaja, un error de OCR, formato inesperado, caso atípico… Entonces toca que intervenga alguien con criterio.
• Control de calidad. Automatizar no significa desconectarse. Las revisiones periódicas (al azar o muestreo) garantizan que lo automatizado sigue funcionando como esperamos.
• Cambios normativos o de procesos. Las regulaciones cambian, los documentos evolucionan. No hay botón mágico que lo resuelva; hace falta alguien que entienda los cambios.
• Auditorías internas o externas. En temas de datos sensibles, la huella debe existir, ser trazable, legible. Las auditorías piden más que “lo hizo el software”, piden responsabilidad.

¿Cómo mantener el control cuando delegas la automatización?

Automatizar no es “dar y olvidar”. Delegar en sistemas automáticos no elimina la responsabilidad, simplemente la transforma. 

Por eso, el primer paso es definir métricas que realmente importen. Piensa desde la tasa de errores detectados hasta el porcentaje de excepciones, el tiempo promedio de procesamiento, el nivel de intervención manual o el coste por documento gestionado. 

Sin ese tipo de datos relevantes, no hay gestión posible. 

Y lo mismo ocurre con la trazabilidad. Todo debe quedar registrado. Quién hizo qué, cuándo y cómo; qué cambios se aplicaron tras el OCR, qué validaciones se pasaron o fallaron, qué versiones existen de cada documento y quién tiene acceso a qué. Solo así es posible automatizar con seguridad y con control.

LA AUTOMATIZACIÓN NO ES EL FINAL DEL TRABAJO, ES SU EVOLUCIÓN

La verdadera ventaja de la automatización en el back office no es solo velocidad, sino la capacidad de mantener control y trazabilidad en procesos críticos.
Las organizaciones que lo hacen bien no son las que acumulan más tecnología, sino las que conocen mejor sus propios procesos, las que entienden sus riesgos, las que saben dónde están sus cuellos de botella y hasta dónde pueden delegar sin perder el timón.

Solo se logra con buena gobernanza, métricas útiles y personas formadas que sepan cuándo y cómo intervenir.

Recuerda que la automatización bien hecha no es solo hacer más, es hacer mejor.