Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio, Normadat
Comienzas en un nuevo trabajo. Al fin te han contratado en el departamento financiero de una empresa. Después de tantos años de estudio, esfuerzo y sacrificio realizando pequeños trabajos por el día y yendo a la universidad por la noche. Has conseguido tu licenciatura. Tienes tanto que aportar en tu nuevo puesto. Gestión financiera. Vas a planificar y elaborar presupuestos, administrar las inversiones…
Todo se desmorona pronto. Te encargan la gestión del pago a proveedores.
Al final descubres que estás gran parte de tu jornada haciendo tareas manuales. Localizando facturas por archivadores, descolgando el teléfono a proveedores que preguntan por el estado del pago de sus facturas, buscando a compañeros que aún ni conoces para que firmen el pago de su correspondiente centro de coste…
¡Con todo lo que podrías aportar si tuvieras el tiempo necesario para hacerlo!
Los procesos de pago a proveedores o cuentas por pagar pueden llegar a ser tareas tediosas. Son aburridas, monótonas y repetitivas y dan lugar a múltiples errores humanos si se realizan de manera manual. Las cuentas por pagar tienen un componente muy cíclico que se complementa de vez en cuando con llamadas de proveedores aquí y allá para conocer cómo va “lo suyo”.
Sin embargo, del lado del negocio, constituyen un proceso fundamental para su éxito financiero.
Da igual donde trabajes. Sea una gran o pequeña empresa, las metas relacionadas con las cuentas por pagar siempre son las mismas: optimizar tiempos, reducir costes, prevenir fraudes.
Estos son los beneficios principales de la automatización de las cuentas por pagar. Y todavía hay multitud de empresas que no los aprovechan y siguen aferrados a su realización de manera manual.
En este artículo te hablaremos sobre estas y otras ventajas tangibles de comenzar a automatizar este proceso.
Pero primero.
¿Qué es y por qué automatizar las cuentas por pagar?
El proceso lo conoces.
Un proveedor te presta un servicio o te vende un producto y después hay que pagar por ello. La gran diferencia está en el modo en cómo se haga ese proceso.
Las herramientas para automatizar las cuentas por pagar han cambiado el modo en que las empresas gestionan sus finanzas.
Estas soluciones transforman instantáneamente la eficiencia del proceso al eliminar la tediosa entrada manual de datos y minimizar los errores asociados.
Pero, además, un software de automatización de este tipo de procesos hace mucho más.
Gestiona pagos seguros, agiliza aprobaciones en línea y genera registros de auditoría impecables. Por ello su adquisición se convierte en una decisión estratégica.
Más allá de la optimización de los procesos automatizar el proceso de pago representa un cambio radical en la gestión financiera.
Permite enfocar la actividad hacia acciones estratégicas que impulsen el crecimiento empresarial.
Ventajas y beneficios de automatizar las cuentas por pagar
Ya has visto que la automatización de este tipo de procesos puede ser la diferencia entre ganar o perder tiempo y dinero. Vamos a ver que podemos ganar con su incorporación.
Tiempo. Y el tiempo es dinero.
Se elimina la entrada manual de los datos, se reducen drásticamente los errores. Parece mentira que las empresas dediquen perfiles tan especialistas como los financieros en realizar tareas manuales. Con la automatización estos perfiles se liberan para potenciar a gestión del flujo de caja y el crecimiento empresarial.
Ahorro de costes.
Si reduces los procesos manuales de entrada, almacenamiento y envío de datos, eliminas la necesidad de tener sobredimensionada tu plantilla para cumplir con los plazos de pago pactados. Además, simplificarás los procesos financieros.
Lucha contra el fraude.
Con este tipo de sistemas la trazabilidad está asegurada gracias a logs que dejan miguitas de pan en todo el proceso. Al fortalecer los sistemas de control interno, se reducen las vulnerabilidades y mitigan los riesgos de fraude.
Estas soluciones pueden identificar rápidamente actividades sospechosas, como pagos duplicados o facturaciones falsas.
Precisión operativa.
Para mejorar la excelencia operativa las automatizaciones en procesos de pago reducen errores y optimizan la exactitud de las transacciones financieras. ¿Cómo? Si eliminas el proceso de entrada manual de datos, realizas validaciones automáticas contra el ERP, garantizas los pagos precisos. Una manera inteligente de evitar errores o duplicidades en los registros.
Colaboración entre equipos.
El acceso instantáneo a datos y transacciones desde cualquier ubicación facilita la colaboración entre equipos dispersos geográficamente.
Personalización.
Al optimizar flujos de trabajo es posible personalizarlos a momentos específicos, cargas de trabajo puntuales o necesidades específicas. Desde la implementación de aplicaciones móviles personalizadas hasta la integración de software de contabilidad adaptado, estas soluciones ofrecen flexibilidad y versatilidad
Integración con ERP
Esta ventaja es casi obligatoria. Me explico. Automatizar un proceso de pago a proveedores debe ir de la mano con su integración en otros sistemas. De lo contrario serviría de bien poco.
Los procesos desasistidos relacionados con tus proveedores deben quedar reflejados en el ERP para garantizar pagos más rápidos y una mayor precisión en el proceso completo.
Si quieres descubrir por ti mismo todas estas ventajas, existen soluciones especializadas como la de CAPIA de Normadat. Una solución de software con la que puedes asegurar una gestión financiera eficiente y sin contratiempos, gracias a sus diversas funcionalidades.
Permite una entrada única de todas tus facturas para eliminar el riesgo de extravío y controlar duplicidades.
Puedes controlar y monitorizar cada factura de extremo a extremo evitando la recepción de facturas por varios canales y minimizando el riesgo de emisión de pagos duplicados.
CAPIA agiliza los flujos de aprobación de facturas. Permite implementar visados digitales sin pérdida de documentos y con aprobaciones totales o parciales según sea necesario.
En paralelo, ofrece diferentes roles validadores y asignación de centros de coste, garantizando así un proceso de aprobación eficiente y altamente personalizable.
Y por supuesto da todas las facilidades para la integración con tu ERP pudiendo exportar datos en cualquier formato necesario.
