Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio, Normadat
La oficina sin papel sigue su lento avance. En 2022 el consumo de papel y cartón se redujo un 4,6%
La digitalización de la información y los procesos con los que trabajamos puede abordarse desde múltiples vías. Una de ellas es reduciendo el papel que manejamos en la oficina.
¿Una oficina sin papel?
Parece imposible pensar en una oficina en la que no veamos algún documento en papel. El concepto de “oficina sin papel” tiene ya algún tiempo. Existe desde la incorporación de los ordenadores personales a las oficinas y lugares de trabajo. Y ahora, en la era digital, parece consolidarse.
Pero ¿qué es exactamente?
Es la capacidad de un entorno de trabajo para utilizar apenas un mínimo de papel físico, empleando en su lugar documentos digitales.
Para lograrlo debemos digitalizar los procesos mediante los cuales la información y archivos en papel se convierten en datos y archivos electrónicos.
Beneficios de una oficina sin papel
Este concepto es perseguido por las ventajas que ofrece:
- Proporciona más seguridad y confidencialidad a los documentos. Los servicios digitales proporcionan capas de seguridad para el acceso a los documentos. Tienen sistemas de logs que posibilitan la trazabilidad de la documentación.
- Accesibilidad a los datos. Mediante herramientas de colaboración como Google Drive, Microsoft Office 365 y otras, es posible acceder con facilidad a la documentación desde cualquier lugar.
- Agilidad en las búsquedas. Al estar indexados, los documentos son sencillos de encontrar, descargar y compartir.
- Reduce la huella de carbono. El abuso de materiales como papel aceleran el calentamiento global al acelerar el calentamiento global debido a la desforestación. Por si fuera poco, la tinta y los tóneres contienen compuestos volátiles y sustancias perjudiciales para el medio ambiente.
- Dinámicas de Responsabilidad Social Corporativa. La reducción de elementos como el papel o la tinta acercan a la compañía a los Objetivos de Desarrollo Sostenible en el uso de recursos.
- Almacenamiento automático y copias de seguridad digitales. Con las herramientas de backup se obtiene un respaldo de los datos. De este modo, los datos digitales estarán en varias ubicaciones y no en una carpeta física, junto a otros papeles. La digitalización reduce el riesgo de daños o extravíos de los datos.
- Agiliza la comunicación con los clientes. Los procesos digitales ofrecen dinámicas más efectivas de comunicación.
- Cumplimiento de auditorías. Muchas legislaciones establecen lapsos de almacenamiento de datos de varios años con fines de auditoría. En un entorno digital es más sencillo almacenar todos los datos que la autoridad necesite revisar y auditar.
¿Por dónde empezar?
La oficina sin papel es un hito complicado, pero no imposible de lograr. Se puede empezar eliminando grandes volúmenes de papel. Por ejemplo, transformando la valija diaria.
En oficinas donde se gestionan grandes volúmenes de correo y paquetería suele haber problemas con los tiempos de entrega a sus destinatarios y costes asociados a esta actividad.
También es normal contar con poco espacio para el almacenamiento temporal. Sin embargo, al externalizar este proceso se ahorra tiempo y recursos. Con servicios especializados en valija digital se ponen a disposición del cliente recursos de software específicos.
Una solución: CAVA Digital
Una de estas herramientas es CAVA Digital, software especializado de Normadat, diseñado para ayudar a las empresas a dar el salto hacia una oficina sin papeles. Este software se apoya en un servicio que digitaliza todo documento en papel que se haya estimado digitalizar.
Gestiona el correo entrante, con registro y digitalización de sobre y contenido para enviarlo por email al destinatario según las reglas de negocio establecidas.
Su objetivo es aumentar la eficiencia y mejorar la gestión de la información recibida a través de correo postal o digital.
Para ello ofrece un registro completo de la entrega de paquetes y correos a sus destinatarios. Genera informes de uso y trazabilidad de la valija y cartería.
También se encarga de la logística inversa en un proceso de 0 contacto con la tramitación de devoluciones, incidencias y envíos con courier externos.
Para la paquetería ofrece un servicio de taquillas inteligentes (smart lockers) para asegurar el orden, control y seguridad de los paquetes recibidos.
Y, finalmente, se encarga de todo el almacenamiento ya sea en el archivo de la empresa, en archivo externo y ofreciendo, además, la opción de la destrucción certificada.
Este tipo de soluciones son un buen punto de partida para reducir grandes volúmenes de documentos en papel y acercarnos a flujos de trabajo más eficientes, trazables y seguros.
