Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
En España todavía un 40% de las PYMES siguen sin tener un nivel de digitalización básico. En una era tecnológica como la que vivimos cualquier empresa que pretenda ser competitiva debe afrontar su transformación digital. Por eso gran número de organizaciones piden ayuda externa para acometer este proyecto. Pero esto no es un proceso de hecho o no hecho. De sí o no.
La transformación digital es un estado continuo de la empresa. Posibilita una mayor eficiencia operativa y la reducción de costes a lo largo del tiempo. Esta transformación es crítica para incrementar el valor para el cliente y desbloquear el verdadero potencial del negocio.
¿Necesito entonces contratar una empresa que me ayude a transformar mi negocio?
No es obligatorio, pero hacerlo facilita la transición. Y la transformación digital aporta múltiples beneficios en las operativas diarias.
Lo primero que puedes conseguir con la digitalización es un acceso eficiente a tu información.
Se reducirá drásticamente el tiempo que dedicas a la búsqueda de datos. Una empresa especializada en digitalización escaneará y etiquetará los documentos convirtiéndolos en imágenes digitales con metadatos que permiten una rápida localización y recuperación de información. Esto es particularmente beneficioso para equipos de trabajo remoto que necesitan colaborar y compartir datos de manera eficiente.
Con un corpus documental digitalizado podemos comenzar a gestionar tareas de manera automática. Esto evitará la gestión humana de tareas repetitivas acelerando procesos, reduciendo errores y mejorando la precisión y rapidez de los resultados.
Contar con una empresa especialista permite, no solo digitalizar archivos, sino también almacenarlos de manera segura o darlos de baja mediante la destrucción certificada de documentos una vez vencido su período de conservación.
Con ello cumplimos dos objetivos prioritarios: el fortalecimiento de la seguridad y la optimización del espacio disponible. Mayor seguridad y cumplimiento normativo. La digitalización documental interna puede acarrear pérdida de datos.
Contratar una empresa para digitalizar documentos y procesos permite aplicar protocolos de seguridad y una cadena de custodia robusta para minimizar riesgos. Más aún, los sistemas automatizados permiten monitorizar el acceso y uso de la información, asegurando que solo personal autorizado pueda acceder a datos sensibles.
Además, iniciar un proceso de digitalización consciente posibilita una gestión óptima de los archivos. Se estima que cerca del 80% de la información almacenada electrónicamente en las organizaciones son datos redundantes y obsoletos.
Esto afecta negativamente la productividad. Hace más complicado la búsqueda de información y desperdicia espacio de almacenamiento. Al delegar este esfuerzo en empresas especializadas aseguramos que cada registro sea consistente y fácilmente recuperable.
¿Por dónde empezar?
Si quieres comenzar un proceso de digitalización la planificación será una de tus mayores aliadas. Ejecutar de manera concisa cada una de las etapas planeadas te acercará a la consecución exitosa de tus objetivos.
Para ello recomendamos contar con proveedores expertos que nos asesoren en cada una de las etapas. Evalúa su experiencia en proyectos similares.
Vistas las ventajas que podemos conseguir solo falta preguntarse cuál es el precio de acometer una transformación digital.
Sin duda, este es uno de los factores más determinantes al seleccionar un socio digital. Es necesario que los precios de los servicios ofrecidos se ajusten a tu presupuesto.
Muchas empresas presentan diversos paquetes de soluciones en modelo SaaS flexibles que pueden adaptarse a tus necesidades específicas. Al respecto, es recomendable preguntar si puedes modificar los servicios durante el proceso, eliminando o agregando aquellos que se ajusten mejor a tus necesidades a medida que avanzas en la transformación digital.
Otro de los factores determinantes a la hora de seleccionar un compañero para este viaje es su flexibilidad. Es importante que el proveedor adopte un enfoque ágil en sus proyectos.
La innovación y una mentalidad creativa, junto con una cultura de trabajo que fomente la creatividad, son cualidades indispensables que debes buscar al contratar una empresa para digitalizar tu negocio.
La comunicación debe ser constante y fluida. Pacta la periodicidad en la emisión de informes que detallen el estado de la situación, ya que los cambios suelen traer nuevas necesidades o consultas tanto a trabajadores como clientes.
Un buen proveedor de soluciones de TI debe facilitar esta transición mediante una comunicación clara y la generación de informes detallados en cada etapa del proceso. Antes de contratar una empresa para digitalizar tu organización, asegúrate de evaluar sus habilidades de comunicación y su capacidad para generar reportes precisos y útiles.
Recomendamos seleccionar un proveedor con experiencia. Pero, además, si tiene un amplio abanico de soluciones para la optimización y organización de la información, mucho mejor.
Podrás contar con él para solucionar problemas en áreas colindantes y centralizar un gran número de procesos en mismo proveedor. Esto facilita la integración entre diversos sistemas y agiliza la comunicación.
Quédate con esta idea: si quieres empezar un proceso de transformación digital es muy recomendable contar con un proveedor especializado. Un compañero para este viaje simplificará procesos y garantizará una transición más segura, eficiente y alineada con las metas estratégicas de la organización maximizando el retorno de la inversión y desbloqueando nuevas oportunidades de crecimiento.
