Gestión documental: la clave para una organización eficiente y competitiva

Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio, Normadat

Seguro que alguna vez has tenido dificultades con la gestión de información física o electrónica de tu organización. Cuando dispones de considerables cantidades de datos digitales y documentos en papel, tú y tu equipo podéis desperdiciar mucho tiempo en localizar un documento. En este caso, lo más recomendable es recurrir a un servicio externo de consultoría documental que os ayude a organizar el caos.

Este servicio aplica a cualquiera que necesite localizar la información de manera rápida y eficiente. Por tanto, puede sentirse identificado el trabajador de cualquier empresa, así como el funcionario público o de organizaciones de cualquier índole.

Para entrar en contexto

En primer lugar, para entender las ventajas de la consultoría documental es necesario conocer en qué consiste la gestión documental pues es la que justifica la contratación del servicio, ya sea para definir las políticas y procedimientos de gestión de información o para aplicar soluciones al sistema actual con el que trabaje la organización.

La gestión documental abarca una serie de normas técnicas y prácticas empleadas en la administración de documentos y datos en cualquier formato y/o soporte, generados o recibidos en una organización, cuyo propósito es agilizar la recuperación de información contenida en estos. Gracias a una correcta gestión documental, es más fácil realizar las siguientes tareas críticas:

  • Establecer el tiempo que los documentos deban archivarse.
  • Eliminar datos y documentos que ya no tienen ninguna utilidad.
  • Garantizar la conservación y confidencialidad en el largo plazo de la información más valiosa.

Todo esto es factible al poner en práctica principios de racionalización y economía. Pero necesitamos un experto que nos los facilite y nos suministre soluciones que tienen base en normas establecidas o en un replanteamiento de procesos.

La propuesta resultante dependerá de un estudio efectuado por profesionales especializados en gestión documental, teniendo en cuenta la situación de tu empresa en este ámbito. En sí, el objetivo es reducir costes y los problemas de tratamiento y almacenamiento de la información.

¿Por qué es importante una consultoría documental?

Una consultoría documental cumple una serie de funciones que optimizan la gestión, búsqueda, consulta y almacenamiento de la información:

  • Aporta políticas y soluciones tecnológicas para la creación, administración y gestión de datos y documentos.
  • Proporciona métodos de organización lógica de la información.
  • Permite asegurar el acceso y disponibilidad inmediata a documentos y datos.
  • Mediante la digitalización de documentos físicos, es factible acceder al dato de manera más eficiente.
  • Permite establecer estrategias técnicas adecuadas para la gestión documental.

Por lo tanto, la consultoría documental ayuda a las organizaciones a manejar la gestión de sus datos e información con estándares de calidad avanzados. Asimismo, hace factible la obtención de beneficios como:

  • La optimización de procesos.
  • Fortalecimiento de la seguridad de los datos.
  • Mejoras en la gestión del tiempo.
  • Reducción de costes y de los tiempos de consulta.
  • Preservación de los archivos mediante la implementación de la custodia inteligente.

¿Qué vamos a lograr con un servicio de consultoría documental?

Al contratar a expertos en gestión y consultoría documental obtendremos un estudio y análisis al detalle de la producción documental de la organización, ya se trate de un organismo privado o público. A partir del mismo, se diseñará la estructura del sistema documental y archivístico. En paralelo, se comienzan a proponer las líneas de actuación para implementar un sistema de gestión sólido.

Como ejemplo ilustrativo concreto, una empresa especializada como Normadat llevan a cabo las siguientes acciones:

  • Identifican, organizan y coordinan toda la diversidad de archivos generados y recibidos. A los efectos, agrupan, analizan y valoran las series documentales creadas por los diferentes departamentos.
  • Crean un cuadro de clasificación de documentos. Para ello, definen los procedimientos de almacenamiento en los archivos de oficina o de gestión.
  • Establecen calendarios de conservación y eliminación de documentos y datos digitales.
  • Desarrollan un plan de implementación y acciones de mejora para asegurar el correcto desempeño del nuevo sistema de gestión documental y el cumplimiento de los objetivos planteados.

Otros servicios complementarios

En el ámbito de la gestión documentales interesante valorar que la empresa responsable de la consultoría pueda abarcar otras áreas relacionadas para obtener un servicio redondo.

Como parte de las líneas de acción definidas tras la consultoría documental, es interesante observar que puedan desarrollar proyectos de tratamiento archivístico en cualquier fase del archivo. Encargándose de:

  • Identificar los organismos generadores de información en cada unidad administrativa.
  • Organizar, clasificar y ordenar las unidades documentales, para crear el Cuadro de Clasificación.
  • Grabar en aplicación informática de archivo, con la finalidad de obtener instrumentos de descripción siguiendo las normas internacionales ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF, etc. Y también recuperar e intercambiar información.
  • Signar e instalar los documentos en sus correspondientes almacenes.
  • Valorar tales depósitos, con lo que podemos establecer políticas de conservación y expurgo de la documentación; al igual que aplicar el procedimiento de transferencia de la documentación a la siguiente fase de archivo.
  • Proporcionar apoyo técnico en gestión electrónica de documentos, digitalización e implantación de software documental.

Estos servicios de organización y tratamiento de documentos nos conducirán a la eficiencia de la gestión lógica de información consiguiendo una normalización adecuada al tipo de documento almacenado. El mencionado procedimiento puede definirse durante la consultoría documental.

Y, por supuesto, es interesante observar otros servicios naturalmente asociados como el de custodia documental, digitalización o de destrucción confidencial certificada.

Si disponen de todo lo anterior, estarás en un buen punto de partida para confiar la gestión de la información en la realización de una consultoría documental exhaustiva que garantice todos los procedimientos de gestión de datos y documentos propuestos en la misma.

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