Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
¿Alguna vez has recibido alguna notificación electrónica obligatoria (NEO) de la Administración?. Hoy en día cualquier es muy habitual hacerlo. Es un trámite esencial de la comunicación entre empresas o particulares con la Administración Pública.
La tipología y naturaleza de estas comunicaciones es muy variable. Desde requerimientos de pagos, multas, avisos administrativos o legales. Cualquier cosa que se quiera notificar “oficialmente” se hace en la mayoría de los casos ya de manera electrónica.
Su gestión es crucial. Más bien es obligatoria si queremos evitar el riesgo de sanciones o incumplimientos legales. Por eso han surgido soluciones muy útiles (incluso indispensables) para la recepción y gestión de las NEO. En este artículo te cuento más sobre estas soluciones y como, utilizándolas, puedes quitarte una preocupación de encima.
¿Sabes lo que es una notificación electrónica obligatoria (NEO)?
Las NEO son comunicaciones electrónicas oficiales emitidas por algún ente de la Administración Pública. Esto implica a organismos muy variados como ministerios, entidades públicas o ayuntamientos, entre otros. El espectro de entidades que pueden emitirlas es muy amplio.
Se emiten a empresas y particulares a través de plataformas o sedes digitales. Y son muchas. Aquí tienes un ejemplo.
Desde 2016 con la entrada en vigor de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cada vez más empresas están obligadas a recibir y gestionar sus notificaciones exclusivamente por medios electrónicos. Pero tranquilidad. Incluso sin disponer de las soluciones de las que te vamos a hablar en este artículo puedes visitar un servicio donde encontrar la gran mayoría de notificaciones.
Existe la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú). DEHú es la herramienta que facilita el acceso a los ciudadanos y empresas a las notificaciones y comunicaciones emitidas por muchas de las Administraciones Públicas. Muchas, que no todas. En el buscador de organismos emisores en DEHú se publica el listado de organismos actualizado regularmente con las nuevas incorporaciones.
Como no están todas las sedes, cabe la posibilidad de que una NEO haya sido emitida pero el interesado no sea consciente. Bien porque no le ha llegado aviso a su correo electrónico habitual, bien porque no haya rastreado la sede emisora en búsqueda de la notificación. Y esto puede tener consecuencias indeseables. Por eso se han creado soluciones especializadas que nos ayudarán a rastrear sedes y a recibir en tiempo y forma las notificaciones.
Software para la gestión de las NEO
La situación de las NEO, lejos de estabilizarse, va en aumento. El volumen creciente de notificaciones hace necesario contar con soluciones específicas que nos ayuden a automatizar la recepción y seguimiento asegurando que ninguna quede sin gestionarse.
Una de estas soluciones es ELON ML.
ELON ML es un software que permite la recepción inmediata de la mayoría de las notificaciones electrónicas emitidas por la Administración Pública. Registra cada notificación y envían alertas en tiempo real a los responsables de la empresa, asegurando que ninguna comunicación pase desapercibida. Proporciona un centro de control único desde el cual supervisar y seguir cada notificación, evitando la dispersión de información y los temidos silos de conocimiento.
Ofrece una protección de la información sensible de las NEO. Y es que garantiza la protección mediante el uso de tecnologías de encriptado y sistemas de seguridad avanzados, asegurando la confidencialidad de los datos.
Pero sin duda, esta solución destaca por su capacidad para establecer alertas automáticas que sirven de recordatorio de los plazos de respuesta para cada notificación. Esto reduce significativamente el riesgo de incumplimiento de plazos, que podrían acarrear sanciones.
Además, puede ser utilizado como servicio para responder desde la plataforma a las solicitudes y requerimientos de la Administración. Es escalable y crece según las necesidades de la empresa, permitiendo gestionar un mayor volumen de notificaciones a medida que la organización aumenta.
Este sistema combina automatización inteligente y aprendizaje automático (machine learning) para facilitar la recepción, clasificación y seguimiento de las notificaciones, garantizando que ninguna comunicación importante pase desapercibida.
El objetivo de ELON ML es liberar a las empresas del tiempo y esfuerzo que implica la gestión manual de estas notificaciones electrónicas obligatorias, permitiendo que se centren en sus actividades principales sin riesgo de incumplimiento.
