La automatización de procesos administrativos

Por Marcos Yebra Galán. Desarrollo de Negocio y Marketing NORMADAT

Mucho se habla del teletrabajo como método de ahorro de costes por parte de las empresas. Pero la automatización de procesos puede ser determinante para ahorrar miles de euros en tareas que son repetitivas y no aportan un valor diferencial. Y no solo hablamos de los procesos tecnológicos, sino también de automatizar procesos de gestión administrativa.

Los procesos de gestión administrativa se enmarcan en una repetición continua y con pocas variables del recorrido que debe seguir un documento.

El flujo generalmente conlleva completar un documento (con sus campos definidos), presentarlo en la unidad administrativa correspondiente, cotejarlo para comprobar que sea correcto, “vitaminarlo” en forma de nuevos documentos adjuntos o firmas que pueden formar un expediente y enviarlo a una nueva unidad administrativa para que siga su recorrido o finalice el trámite administrativo. Es un continuo ciclo de recepción, cotejo, gestión y traslado para que el flujo continúe su rumbo hasta el archivado final. Lo que permite la automatización es realizar estos mismos procesos pero con un nivel de exactitud superior al que realizaríamos manualmente y con un índice fallos muchísimo menor. 

Las tareas administrativas podrían ser fácilmente automatizadas si el flujo de trabajo está bien definido. No quiero caer en una simplificación tal que parezca que la gestión documental se basa en un flujo siempre idéntico de tareas repetitivas. No siempre es así.

Es más, hay veces que los flujos documentales requieren de auténtica especialización en este tipo de procesos. Pero, hablando en términos generalistas, podríamos aproximarnos bastante a la realidad del día a día si hablamos de gestionar tareas que disparan, o no, otras tareas y que finalizan en un momento concreto de tiempo tras cumplir con su propósito administrativo para volver a empezar de nuevo.

Pensemos en un proceso administrativo en el que se reciben miles de solicitudes en un breve periodo de tiempo. La recepción y cotejo de los documentos y sus adjuntos bien podría ser una tarea fácilmente automatizable si previamente definimos y acotamos las reglas de validación a las que esos documentos deben atenerse. Una vez cumplidas con esas reglas, por ejemplo, que todos los campos de un formulario estén correctamente rellenos, que los datos que en él aparecen tengan su correspondiente documento acreditativo (pensemos en un DNI, los datos de solicitante y DNI deberán coincidir al igual que debe estar en vigencia, por ejemplo), que aparezca ciertos documentos firmados etc. podríamos empezar a generar el expediente administrativo de esa solicitud y pasar al siguiente paso del flujo.

Como ya empezaran a advertir, los siguientes pasos también podrían automatizarse siempre que las reglas de negocio, gestión y validación documental se encuentren perfectamente definidas. Y se podría continuar así escalando, paso a paso, hasta culminar con la resolución del trámite administrativo. Lo verdaderamente interesante de la automatización de procesos es que permiten liberar recursos, ofrecen resultados concisos de los procesos en forma de información filtrada y destilada, y favorecen una toma de decisiones razonada.

Al automatizar procesos administrativos no solo garantizamos un mayor control de la información de la que disponemos, sino que la aumentamos y mejoramos la exactitud y la coherencia de los procesos al facilitar una reorientación pensada y meditada de los mismos, que deberán encajar como parte en un todo inserto en el modelado de procesos generales de la empresa. Esto nos otorga una mayor eficiencia en los tiempos y, por tanto, poder ofrecer a nuestros clientes respuestas más rápidas además de una mayor comprensión interna del funcionamiento de los servicios ofertados, lo que posibilitará más rentabilidad para la empresa, una mejor percepción de marca y una gestión mucho más efectiva.

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