La desconexión digital en las pymes españolas: ¿en qué consiste y cómo aplicarla?

Las prioridades de los trabajadores han evolucionado en los últimos años hacia modelos que aspiran a equilibrar el plano profesional y personal, que pueden chocar con la digitalización del trabajo y la hiperconexión. ¿Cómo pueden las pymes integrar políticas y herramientas de bienestar que ayuden a garantizar el derecho a la desconexión digital?

El derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral ha de estar presente para crear hábitos y rutinas que beneficien al negocio y a los empleados. Esta regulación permite a los trabajadores desconectarse de los dispositivos electrónicos o durante sus períodos de descanso.

Teletrabajo y desconexión digital son conceptos con una relación estrecha. Según un estudio de Capterra sobre la flexibilidad en entornos de trabajo, al 76% de los empleados encuestados que trabajan en una oficina les gustaría tener la opción de teletrabajo. El 64% de los que quieren trabajar desde casa lo quieren hacer para mejorar el equilibrio entre su vida personal y profesional, y el 39% porque estarían más relajados.

Es necesario abordar la digitalización del trabajo desde ámbitos como la conciliación, la salud individual o la prevención de riesgos laborales. Las herramientas tecnológicas pueden ayudar con soluciones de bienestar corporativo para fomentar la desconexión digital de los empleados.

En este artículo se recogen los aspectos que definen el derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral y cómo las pymes pueden implementar estrategias para favorecer el descanso y el bienestar de los empleados.

Qué aspectos define el derecho a la desconexión digital

Una forma de entender la importancia de la desconexión digital laboral es detectando si en la relación entre la empresa y los trabajadores se producen algunas de estas situaciones:

  • ¿Se mandan o reciben mensajes a deshoras, incluso los fines de semana?
  • ¿Se convocan muchas reuniones y/o fuera del horario laboral?
  • ¿Se percibe que hay una obligación a responder a las peticiones desde cualquier lugar y a cualquier hora?

Se trata de daños colaterales de la digitalización en el ámbito laboral. Pero es posible y obligatorio evitarlos: la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales obliga a las empresas a reconocer el derecho a la desconexión digital. En el artículo 88 de esta ley se recogen los principales aspectos:

  • El objetivo principal es limitar el uso de las tecnologías y de los dispositivos puestos a disposición de la empresa para garantizar los tiempos de descanso, los permisos y las vacaciones de los empleados para que puedan disponer de su intimidad personal y familiar.
  • Se debe tener en cuenta la naturaleza y el objeto de la relación laboral. Estos protocolos deben personalizarse en función del sector de actividad, de los roles y tipos de empleo o de los medios tecnológicos con los que se cuente.
  • Se tienen que definir las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y sensibilización de los empleados para un uso razonable de las herramientas, así como para evitar el riesgo de fatiga informática.
  • La empresa o el empleador deben fijar los criterios de utilización de los dispositivos digitales mediante políticas o protocolos internos, junto con la colaboración de los representantes de los trabajadores.

¿Cómo elaborar un protocolo de desconexión digital?

La regulación exige que todas las empresas tengan una política interna relativa al derecho a la desconexión digital, pero no concreta los aspectos que debe abordar ese protocolo.

Según Jesús Cruz Villalón, Catedrático de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social de la Universidad de Sevilla, esta política interna debería abordar los siguientes aspectos:

  1. Identificación de las actividades que por su propia naturaleza requieren la posibilidad de localización del trabajador, precisando en estos casos los tiempos de disponibilidad del trabajador y modo de conexión con el trabajador;
  2. Identificación de las situaciones de emergencia, de fuerza mayor o de urgencia imprevista e impostergable, que pueden exigir que los trabajadores atiendan determinados avisos fuera de la jornada de trabajo;
  3. Para cuando no se dan ninguno de los supuestos anteriores, establecer un mecanismo de “cortafuego” que impida la remisión de mensajes, llamadas o correos fuera de los tiempos de trabajo.

Cuáles son los beneficios para pymes y trabajadores de la desconexión digital

La desconexión digital laboral tiene ventajas y efectos prácticos tanto para el negocio como para sus trabajadores. Algunos de los principales beneficios son los siguientes:

Estos beneficios tienen que ir acompañados de un buen ambiente y cultura empresarial y la posibilidad de contar con medidas que favorezcan la conciliación o un plan de desarrollo profesional, entre otras acciones que sirvan para mejorar la motivación de los empleados. Es importante que los cargos directivos y los responsables de recursos humanos prediquen con el ejemplo y demuestren su compromiso ante los retos de la desconexión digital laboral.

Cómo implementar y garantizar el derecho a la desconexión digital

La conciliación, el equilibrio emocional, la mejora del clima laboral y el compromiso de los empleados requiere gestionar una nueva experiencia de vida del empleado. Su vida personal y laboral cada vez están más entrelazadas y es por ello que hay que preocuparse por la desconexión digital implantando diferentes medidas que fomenten el equilibrio entre vida laboral y personal.

Algunas de las medidas para aplicar el derecho a la desconexión digital en el lugar de trabajo que pueden implementar las pymes son las siguientes:

  • Establecer políticas claras: por ejemplo, respecto al trabajo a distancia, establecer los límites y expectativas sobre cuándo se trabajará y cuál será el horario laboral. Fuera de este horario, debe quedar claro que el empleado tiene derecho a desconectarse de las comunicaciones relacionadas con el trabajo. Esto puede estar reflejado en el contrato, el convenio colectivo o el acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. Un software para gestión de políticas permite a la dirección mantener actualizadas las políticas internas y externas de la empresa y proporciona un repositorio central para que los empleados accedan a las directrices más recientes.
  • Formar y concienciar a la plantilla: a través de sesiones de formación o campañas a través de las herramientas de comunicación interna para sensibilizar y educar a los empleados y líderes de equipo sobre la importancia y los beneficios de la desconexión digital laboral.
  • Fomentar el tiempo libre: las vacaciones y los descansos regulares pueden servir para desconectar completamente del trabajo. El derecho a la desconexión digital tiene que ser un plan duradero y permanente, y para ello los trabajadores se tienen que sentir cómodos y respaldados al ejercer su derecho a desconectar.
  • Implementar soluciones tecnológicas de bienestar corporativo: pueden ser aplicaciones para retrasar la entrega de mensajes no urgentes hasta el siguiente día laborable o que ayuden a gestionar autorespuestas por email o chat para informar de la desconexión y faciliten contactos alternativos solo para temas urgentes.

Medidas para aplicar el derecho a la desconexión digital durante las vacaciones

El derecho a la desconexión digital tiene que respetarse también durante las vacaciones de los empleados, sea cual sea su duración. Para ello, hay algunas medidas que se pueden planificar para evitar interrumpir desde la oficina:

Retos y oportunidades al aplicar el derecho a la desconexión digital

Las pequeñas y medianas empresas, al disponer de recursos más limitados, se pueden encontrar con retos al aplicar el derecho a la desconexión digital, como bien indica Jesús Cruz Villalón a Capterra: “Para las pequeñas y medianas empresas constituye un reto de saber adaptar su organización del trabajo a un modelo en el que se sea capaz de prescindir plenamente de sus empleados fuera de la jornada de trabajo”.

Otros de los obstáculos con los que las pymes pueden encontrarse se relacionan con no disponer de equipos de RR. HH. o jurídicos que garanticen la aplicación de la ley. También, las pequeñas empresas pueden experimentar resistencia al cambio a la hora de implementar la ley, debido a la preocupación por la productividad de los empleados.

En ambos casos, la tecnología puede ayudar. En el mercado existen herramientas que pueden ayudar a las pymes el acceso a recursos jurídicos y a agilizar la implementación legal de las normativas. Otros programas pueden ayudar a mantener el control sobre las métricas de productividad, desempeño y mejora, de manera que la empresa pueda asegurarse de que los empleados están manteniendo su productividad.

Además de las medidas para la creación de protocolos, acciones o medición del cumplimiento de la ley de desconexión digital, será necesario que las pymes adopten una nueva cultura empresarial que favorezca el equilibrio entre vida personal, laboral y bienestar de los empleados.

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