La importancia del análisis de la documentación en los proveedores farmacéuticos

Por Beatriz Cazorla Dorado, Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat

La transformación digital de procesos y servicios ha servido para cambiar el paradigma de hacer y gestionar el mundo que nos rodea. También para proveernos de nuevos productos y servicios que facilitan nuestra operativa diaria en todos los ámbitos.

Si por proveernos de nuevos productos pensamos en ventas, como término general podemos ver que la transformación digital ha impactado en los canales de ventas y en el modo de organizar su operativa a través de la marca y la experiencia del cliente.

Si nos vamos al sector sanitario vemos cómo la transformación digital ha tecnificado los procedimientos médicos y ha aportado técnicas antes impensables como el uso de la impresión 3D o el avance en las pruebas diagnósticas gracias a automatización, robotización o uso de técnicas de deep learning entre otros muchos avances. También en la gestión y administración de historiales clínicos de pacientes hospitalarios. La asignación de citas, especialistas, el control de las historias clínicas etc. se ha impulsado y optimizado gracias a la transformación digital.

Si centramos un poco más la mira hacia el mundo de la farmacia, podemos intuir que la velocidad impuesta a raíz de la llegada de la Covid 19 para generar nuevas vacunas y productos para su lucha solo ha sido posible con una enorme capacidad de cooperación y trabajo a los que han ayudado la transformación digital de los procesos para acortar los tiempos.

Cualquier tipo de gestión, ya sea de tipo médico, farmacéutico, comercial, de control o de administración ha sido sometida a procesos de transformación digital con el fin de optimizarla, mejorarla y dinamizarla.

Ocurre también en el sector compliance de la industria farmacéutica que requiere de un programa de compliance penal específico para cubrir delitos, pero el catálogo de éstos es amplio y algunos no encuentran su cobertura en el Código de Buenas Prácticas como el delito de fraude o delito fiscal, entre otros. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben revisarse periódicamente y mantenerse actualizados. Tienen que implantarse controles adecuados para documentos electrónicos y para asegurar la integridad de los registros a lo largo del periodo de retención. Es en este ámbito donde aplica la transformación digital de la que hablábamos. Y la externalización de servicios BPO especializados. Y es que no son procesos simples.

Los documentos que contienen instrucciones deben ser aprobados, firmados y fechados por personas autorizadas y adecuadas. El contenido de los documentos (especificaciones, procedimientos, instrucciones de acondicionamiento y análisis…) no debe ser ambiguo y deben estar identificados de forma única. Debe definirse la fecha de efectividad y un
periodo de validez, pasado el cual todos los documentos deberán revisarse.
El control de la documentación es una carga de tiempo y gestión para los recursos internos.

Gracias a la transformación digital existen empresas especializadas con soluciones que permiten garantizar el cumplimiento legal con respecto a la actualización y gestión de la documentación tal y como requieren las NCF (normas de correcta fabricación).

A través de procesos digitales de control es posible mantener un seguimiento absoluto sobre la validez de los documentos, así como sobre la documentación necesaria de proveedores que facilite la coordinación de actividades empresariales y simplifique los trámites para una correcta homologación de proveedores garantizando el cumplimiento legal. De este modo es posible evitar sentencias por falta de documentación relativa a proveedores, falta de documentación actualizada o por no comprobar información contenida en la documentación de algún proveedor.

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