El fax digital ha evolucionado para adaptarse a las necesidades de transformación digital de las empresas. Sigue aportando valor añadido, ofreciendo opciones de automatización, facilitando la digitalización de flujos de trabajo que antes eran analógicos y aumentando así la eficiencia operativa. En particular, las empresas pueden utilizar servicios de Cloud Fax y API de fax modernas, lo que les permite aprovechar plenamente las ventajas de este canal de comunicación seguro y legalmente vinculante. Teniendo en cuenta esta información, Retarus, proveedor global de soluciones de Enterprise Cloud para Messaging, Email Security y Business Integration, ha identificado tres razones por las que el fax seguirá siendo una herramienta esencial para muchas organizaciones en los próximos años.
- La «nubificación» de los procesos
La pandemia del COVID 19 y la rápida difusión del home office han dado un impulso decisivo a la aparición de modelos de negocio digitales basados en la nube. Como consecuencia de la inflación y del aumento general de los costes, las empresas se enfrentan hoy a nuevas e importantes presiones que «obligan» a los gestores presupuestarios a planificar de la forma más eficaz y sostenible posible.
En este escenario, los servicios en nube pueden ser una solución eficaz, flexible y escalable, ya que permiten adaptar los servicios a la demanda con exactitud, evitando así el exceso o la falta de capacidad. Como resultado, las innovaciones pueden introducirse más rápidamente en el mercado y los costes pueden gestionarse de forma óptima. En el caso de los faxes, estamos viviendo la transición de costosas infraestructuras de servidores de fax in situ a servicios de fax basados en la nube y transparentes en cuanto a costes.
- El fax digital como tecnología punta
Desde hace tiempo, el fax tradicional ha dado paso a las tecnologías Cloud, que permiten recibir cómodamente un mensaje de fax en formato PDF directamente en la bandeja de entrada del correo electrónico. Incluso el servidor de fax corporativo puede ser sustituido por un servicio de Cloud Fax de última generación, que puede integrarse en cualquier aplicación empresarial existente o en impresoras multifunción, sustituyendo así por completo las costosas pizarras de fax o las líneas telefónicas analógicas.
Además, el Cloud Fax está preparado para IP, lo que garantiza la máxima calidad de transmisión, y ofrece opciones de valor añadido como la digitalización de documentos y flujos de trabajo entrantes mediante captura de datos o enrutamiento de códigos de barras. En definitiva: nuevos medios, pero el mismo objetivo: garantizar que la información llegue a sus destinatarios de forma segura y fiable, en el momento, lugar y formato adecuados.
- Ideal para sectores que manejan datos sensibles
La tecnología del fax puede ser extremadamente útil en la gestión de procesos empresariales críticos, como la transmisión de historiales de pacientes entre médicos, hospitales y laboratorios, o el envío de contratos, pedidos y facturas, o incluso la compraventa de valores en el sector de los servicios financieros. En sectores altamente regulados, es necesario, por supuesto, cumplir una serie de estrictas normativas para la gestión y protección de datos comerciales, personales y financieros (por ejemplo, GDPR, HIPAA o PCI-DSS). Un aspecto importante para los proveedores será seguir ofreciendo a las empresas la posibilidad de modernizar y migrar sus procesos de fax a la nube, garantizando la máxima fiabilidad y previniendo los riesgos normativos.
