Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
¿Cuentas con servicios para digitalizar facturas? Si no lo haces, necesitas contratar o mejorar el servicio en esta área, es el momento de abordarlo. La Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude impone la obligatoriedad de la facturación electrónica en España a partir de 2025.
La transformación digital ha llegado para quedarse, y la gestión documental no es la excepción. La digitalización de facturas es un paso obligatorio hacia la modernización empresarial.
Al abordar la digitalización de procesos financieros conseguimos reducir costes y aumentar la seguridad de la información de nuestros documentos.
Aspectos clave para evaluar la necesidad de digitalizar facturas
La factura electrónica tiene la misma validez legal que la tradicional en papel. Su principal diferencia reside en su formato. La electrónica se genera, envía y recibe electrónicamente, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y recursos en sus procesos administrativos. Es importante destacar que, para que tenga validez, el destinatario debe consentir previamente su uso.
En España, su regulación está recogida en el Real Decreto 1619/2012, que abarca tanto facturas en papel como electrónicas. En esta normativa se explica que su emisión es obligatoria y la información esencial que debe contener. También se definen los tipos de factura distinguiendo entre facturas completas u ordinarias y simplificadas, según la naturaleza de la operación y el nivel de detalle necesario. Y, por supuesto, nos dan las pautas o requisitos necesarios para su legibilidad, autenticidad e integridad.
Con la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria, resulta muy recomendable que las empresas seleccionen un proveedor especializado en la digitalización de facturas.
Además de optimizar los flujos de trabajo internos, esta digitalización de documentos tan esenciales como son las facturas promueve la transparencia y se posiciona como una herramienta estratégica en la lucha contra el fraude fiscal.
Características de la factura digital
Las facturas electrónicas ofrecen ventajas fundamentales como la automatización de procesos de facturación y la rapidez en el intercambio de información entre negocios.
Además, son infinitamente más seguras que las de papel. Su seguridad está garantizada mediante la incorporación de firmas digitales con certificados cualificados, y su capacidad de integración con sistemas informáticos contribuye significativamente a la optimización de la gestión empresarial.
Es igualmente esencial entender los formatos en los que se emiten estas facturas digitales, pues pueden ser estructurados, permitiendo el procesamiento automático mediante sistemas de facturación y contabilidad a través de formatos como XML, UBL o EDIFACT, o no estructurados, en cuyo caso suelen presentarse en forma de imágenes, como PDF, que requieren herramientas adicionales, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para integrarse en los sistemas de gestión.
Por ello, la elección del proveedor de servicios debe considerar la capacidad de manejar ambos formatos, garantizando no solo la compatibilidad con las plataformas internas de la empresa, sino también el pleno cumplimiento de las normativas.
En qué deberías fijarte para seleccionar un proveedor
La elección de un proveedor para la digitalización de facturas es una decisión estratégica que influye directamente en la eficiencia de los procesos internos y en el cumplimiento de las normativas legales.
Este paso requiere una evaluación cuidadosa que permita identificar servicios que no solo garanticen la correcta gestión de las facturas electrónicas, sino que también aporten valor añadido al negocio al optimizar recursos y mejorar la operatividad.
Analizar factores clave asegura que esta inversión sea una apuesta segura, enfocada en la modernización y en el fortalecimiento de la estructura empresarial. Pero ¿Cuáles son esos factores?
Factores clave
Al evaluar a un proveedor, resulta imprescindible considerar su experiencia. De nada nos sirve un proveedor cuyas soluciones tecnológicas no han sido contrastadas. Fijarnos en su trayectoria o su reputación en el sector puede servirnos como un indicador de entrada para considerar su contratación. Empresas con historiales sólidos, referencias de clientes contrastadas y años en el mercado son apuestas seguras. Pero hay otros factores que considerar.
Por ejemplo, podemos fijarnos si disponen de políticas claras de interoperabilidad que respalden sus operaciones de forma eficiente. O fijarnos en parámetros no tan evidentes a primer avista como la estabilidad financiera del proveedor y su capacidad para mantenerse a la vanguardia tecnológica.
Elegir una empresa comprometida con la innovación y la mejora continua garantiza soluciones duraderas que no solo protejan la inversión realizada, sino que también eviten complicaciones futuras derivadas de tecnologías obsoletas.
Características básicas para seleccionar servicios de digitalización de facturas
Al seleccionar un servicio para digitalizar facturas, es esencial que la solución se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa y se integre sin contratiempos en los procesos ya establecidos. ¿En qué fijarme?.
Fíjate si disponen de funcionalidades que favorezcan la automatización de tus flujos de trabajo. Es imperioso que cumplan con la normativa con estándares legales en autenticidad, integridad y legibilidad.
Así mismo, un soporte técnico eficiente y un mantenimiento continuo son igualmente indispensables. Para ello estudia los contratos. Deberían ser claros y concisos e incluir atención especializada para resolver problemas técnicos, realizar actualizaciones y mantener la solución plenamente operativa.
En términos de implementación, busca la capacidad del proveedor para diseñar un plan de despliegue eficiente, acompañado de metodologías de capacitación y herramientas que faciliten la adopción de la facturación electrónica.
Además, la existencia de compromisos bien definidos a través de acuerdos de nivel de servicio (SLA) proporciona garantías de disponibilidad, actualización constante y gestión proactiva de riesgos.
Finalmente, puedes fijarte si el modelo SaaS que ofrece el proveedor incluye un ecosistema integrado de soluciones tecnológicas. Este enfoque asegura la interoperabilidad, robustez y capacidad de evolución de la solución frente a los cambios tecnológicos y las necesidades futuras de tu empresa.
Contar con servicios de digitalización de facturas se ha convertido en una herramienta estratégica para optimizar procesos y garantizar la seguridad en las transacciones electrónicas.
Elegir un proveedor que combine experiencia, innovación tecnológica y compromiso a largo plazo no solo asegura la integración exitosa de la facturación electrónica en tu empresa, sino que también sienta las bases para un crecimiento sostenible y adaptado a las exigencias del mercado actual.
