Smart Lodge Card, una solución para simplificar la gestión de los viajes de negocio

La fintech suiza Yokoy añade un nuevo producto a su gama de soluciones para avanzar en la automatización de los procesos relacionados con los viajes y los gastos:  con la nueva tarjeta virtual Smart Lodge Card, Yokoy tiende un puente entre los viajes de negocios y la gestión del gasto empresarial. La tarjeta virtual forma parte de la plataforma para la gestión del gasto empresarial de Yokoy, a la vez que se integra en los sistemas de las agencias de viajes. De este modo, los responsables de viajes y los departamentos financieros consiguen una transparencia total a la hora de gestionar los viajes de negocios y de evaluar los gastos previos asociados a los mismos (reservas de hoteles, billetes de transporte, etc.).

La Smart Lodge Card es la última novedad en la plataforma para la gestión del gasto empresarial de Yokoy, que, además de centralizar y automatizar todos los procesos de gastos a pagar, proporciona valiosa información para el análisis de los datos. Con la ayuda de la inteligencia artificial (IA), Yokoy propone a las medianas y grandes empresas un control total de su gasto empresarial mediante la automatización de la gestión global de los gastos, del procesamiento de facturas y de la gestión de tarjetas corporativas.

Subir el listón de la gestión de viajes de negocios mediante la automatización de los procesos

Las empresas cuyos empleados viajan frecuentemente por negocios dedican mucho tiempo a conciliar las facturas de viajes con los datos de las transacciones; es una tarea repetitiva, engorrosa y costosa que tiende a ser fuente de errores. Yokoy aborda este problema con la Smart Lodge Card que facilita una conciliación automática. Mientras que otras lodge cards suelen proporcionar extractos mensuales, todos los datos de viajes y transacciones efectuadas con la Smart Lodge Card se reflejan en tiempo real en su plataforma para la gestión del gasto empresarial, donde se contrastan de forma automática y sin necesidad de intervención manual. De este modo, las empresas aceleran la gestión de los gastos de viaje, obtienen más información global de los costes relacionados con los mismos y pueden concentrarse en proyectos de valor añadido. 

Yokoy propone integrar los pagos de viajes en su potente plataforma para simplificar la gestión del gasto empresarial. Una Lodge Card es una tarjeta corporativa virtual que se aloja en la herramienta que utiliza la empresa para reservar sus viajes. Todos los gastos de vuelos, trenes y honorarios de las agencias de viaje se realizan a través de esta tarjeta única y, en algunos casos, incluso las reservas de hotel pueden realizarse por esta vía. Así, un empleado puede elegir un billete de avión o de tren a través de la herramienta de reservas de la empresa; el pago se hace de forma automática con la Lodge Card.

Smart Lodge Card: una joya oculta para los departamentos financieros

La Smart Lodge Card se emite como tarjeta de débito Visa para el mercado de la UE y funciona exactamente como tal, con la ventaja añadida de los flujos de trabajo automatizados. La concentración de los datos de viajes en la solución propuesta por Yokoy ofrece transparencia en el área de gastos de viajes y sirve como base para obtener más datos relevantes. Apoyándose en estos datos, las empresas pueden efectuar un control avanzado de los costes: pueden, por ejemplo, evaluar cual es el gasto por empleado, por departamento o por proyecto.

Los departamentos financieros han de tomar buenas decisiones con rapidez y minimizar costes innecesarios, en particular durante una coyuntura económica desafiante como la actual. La Smart Lodge Card propone a los directores financieros (CFO) y a los equipos de los departamentos financieros una base sólida de datos para la toma de decisiones. Yokoy no cobra comisiones ni por la tarjeta, ni por transacción ni por cambio de divisas. Además, por cada transacción realizada la empresa recibe una devolución (cashback) del 0,1%.

La Smart Lodge Card está integrada en herramientas de reserva de viajes como TravelPerk, así como en las agencias de viaje que utilizan Umbrella para la gestión de los perfiles de viaje. Está previsto que la Smart Lodge Card de Yokoy se integre en breve con otras importantes agencias de viaje. 

«Cuando las empresas tienen problemas con la conciliación de pagos, el principal problema suele ser el volumen y la complejidad de las transacciones, como p. ej. las cancelaciones”, afirma Philippe Sahli, CEO de Yokoy. «Con la Smart Lodge Card de Yokoy, las empresas pueden resolver este problema y automatizar todo el proceso de conciliación de gastos. De este modo, nuestra solución revolucionará la forma en que las empresas van a gestionar sus gastos de viaje en el futuro, eliminando así la intervención humana, todavía muy habitual en la actualidad. Para nosotros, añadir Smart Lodge Card a nuestra cartera de productos significa que podemos ofrecer un valor añadido real a los gestores de viajes, a los departamentos de RRHH, y a los directores y departamentos financieros en su camino hacia la automatización de procesos y a la excelencia financiera

Para tener una visión completa de todos los gastos de viaje, la Yokoy Smart Lodge Card puede combinarse con la Yokoy Business Platinum Visa Card de Yokoy para cubrir también los gastos incurridos durante el viaje, como p. ej. el pago de un taxi o de una cena. «Mientras que nuestra nueva Smart Lodge Card es una tarjeta virtual compartida por toda la empresa para los pagos previos a los viajes, nuestra Business Platinum Visa Card es de uso individual y ofrece a los empleados flexibilidad a la hora de pagar sus gastos durante el viaje«, afirma Sahli. «Al final, todas estas transacciones se reúnen en Yokoy para poder ser conciliadas, proporcionando a los departamentos financieros una visión completa sobre todos los costes de un viaje de negocios«.

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