Por Cecilia Olaso, Responsable de Marketing de Yooz
Los programas de gestión documental han ido ganando peso a lo largo del tiempo en las empresas. Especialmente, cuando tienen que trabajar con un elevado volumen de documentos. En este sentido, el desarrollo que han experimentado se ha reflejado, de forma principal, en la utilización de plataformas de almacenamiento y de gestión de documentos en la nube.
¿Qué es la gestión documental en la nube?
La gestión documental se define como el proceso de almacenaje de los documentos con el propósito de administrarlos y controlar su flujo. Tradicionalmente, esto se ha hecho en papel y utilizando grandes almacenes repletos de estanterías con archivadores.
Sin embargo, los tiempos fueron cambiando y, después, comenzaron a digitalizarse y a guardarse en discos duros y otros dispositivos de almacenamiento. Este modelo fue un paso más allá con la irrupción de las plataformas en la nube.
El concepto nube expresa una forma de operar y almacenar los datos y documentos de forma remota. Para ello, emplea un conjunto de servidores ubicados en un lugar concreto, al cual el usuario puede acceder en todo momento siempre que tenga conexión a Internet.
Por tanto, el concepto de gestión documental en la nube puede definirse como el conjunto de procesos destinados al almacenamiento seguro de los documentos y a su administración a través de Internet. Para poder aprovechar todas las ventajas que esta forma de trabajar tiene, es indispensable contar con un gestor documental programa específico.
Pero ¿por qué? Muy sencillo. El mero hecho de almacenar los documentos en la nube en lugar de en un soporte físico implica no aprovechar todas las ventajas que este sistema aporta. En cambio, si se combina con un software adecuado, es posible disfrutar de una mayor seguridad y trazabilidad de los datos, por ejemplo.
Principales ventajas que ofrece un software de gestión documental en la nube
Hay muchísimas razones por las que un software de gestión documental es una herramienta imprescindible en el día a día de muchas empresas. Vamos a sintetizarlas del siguiente modo:
- Mayor control sobre la organización: En primer lugar, porque facilita el flujo de todos los procesos. Especialmente, en el servicio de contabilidad y finanzas, que necesita gestionar las facturas del conjunto de la empresa. Además, puesto que asigna a cada documento un identificador único, encontrar lo que se busca es extraordinariamente fácil y rápido.
- Ahorro de tiempo: Es decir, eleva el nivel de la compañía. Al agilizar todas las tareas relacionadas con la gestión documental, el personal puede dedicar su tiempo a cuestiones que realmente interesan al negocio. Por tanto, cada hora dentro de la jornada laboral también se torna más eficiente.
- Incremento de la rentabilidad: Un beneficio ligado estrechamente al anterior. Pero, además, los programas de gestión documental reducen los costes en contratación de personal, ya que hacen el trabajo que antes hacían las personas. Esto también favorece un mayor aprovechamiento de los recursos económicos del negocio.
- Más seguridad: Los documentos gestionados a través de un software de gestión documental en la nube están mejor protegidos ante posibles ciberataques e intentos de fraude. ¿Cómo? Pues mediante la verificación de su autenticidad, evitando duplicidades y evitando que personas externas a la empresa o internas que no estén autorizados puedan acceder a ellos.
- Plena accesibilidad: Al operar desde un servidor remoto, el software de gestión documental asegura el acceso a los documentos desde cualquier lugar o dispositivo. No importa si estamos en la oficina, en casa o en la calle o si utilizamos un ordenador portátil, una tablet o un teléfono móvil inteligente. No olvidemos que, desde la pandemia de COVID-19, el teletrabajo y el trabajo híbrido tienen cada vez más peso en el mundo empresarial, lo que hace que esta ventaja sea todavía más importante.
