Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat
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La mejora de la eficacia, eficiencia y productividad de las empresas pasa por una transformación digital y efectiva de los procesos más repetitivos o propensos a errores que sean sustituidos por procesos automáticos. Existen dos modos extendidos para transformar los procesos empresariales. Por un lado, la automatización de procesos BPA (Business Process Automation) y por otro, la robotización RPA (Robotic Process Automation).
En este artículo vamos a intentar explicar qué hace cada uno y cuando elegir uno u otro.
La automatización de procesos empresariales (BPA) consiste en el uso de software para automatizar tareas manuales repetitivas con el objetivo de mejorar la eficiencia a la vez que se reducen costes. Estas tareas están relacionadas con el procesamiento de documentos, la ingesta de datos, su transferencia, monitorización de logs, integraciones con otras aplicaciones, navegación web, etc. Todos estos procesos pueden ayudar a dar soluciones en áreas como la atención al cliente, el proceso de cuentas por pagar, reclamaciones, cadena de suministros, tareas relacionadas con hojas de cálculo, altas de usuarios…La BPA automatiza las tareas repetitivas, lo que implica un ahorro de costes, dinero y ayuda a enfocarse en las tareas core de la empresa gracias a recursos humanos especializados y centrados en tal actividad.
Por otro lado, está la RPA que, en el sentido de este artículo, no tiene que ver con robótica aplicada a procesos industriales. No hablamos de una máquina que está poniendo tornillos en una cadena de producción. Hablamos de tecnología que utiliza robots de software para automatizar procesos empresariales. Estos robots también realizan tareas repetitivas, pero tal y como lo haría un trabajador humano. Es decir, imitan a las personas interactuando tal y como lo harían ellas con sistemas y aplicaciones informáticas, pero haciéndolo más rápido y con mayor precisión. No se trata aquí de comenzar con una reingeniería de procesos tal y como puede suceder con la BPA, si no de replicar los procesos existentes, solo que, en vez de hacerlo con personal humano, la tarea es encargada a un software. También se utiliza para trabajar con diferentes sistemas gracias a su capacidad para manejar interfaces de usuario como lo hacemos los humanos.
Como vemos BPA y la RPA se enfocan en la automatización, pero mientras que la BPA se centra en el diseño y la selección de la tecnología necesaria para automatizar un proceso de negocios, la RPA se centra ejecutar tareas específicas de manera similar a como lo hacíamos antes, cambiando la persona por el robot, por eso no requiere una planificación o diseño inicial extenso.
Si aún no tenemos claro que tipo de automatización seleccionar, debemos preguntarnos para qué queremos aplicarlas. Si buscamos soluciones orientadas al negocio donde debemos diseñar procesos internos empresariales e implementarlos para mejorar los resultados, deberemos pensar en BPA, empezando el proceso desde 0 en su planteamiento o mejoría e incorporando soluciones específicas de software.
Por su parte, las RPA son herramientas que suelen estar listas para usar automatizando procesos simples tal y como lo harían los humanos por lo que no requiere ninguna integración profunda del sistema y funcionando en el nivel de la interfaz de usuario. En cambio, BPA utiliza integraciones, acceso a API y bases de datos para el intercambio de información mediante diversos sistemas internos y/o externos.
Para la selección de una u otra lo primero es saber las tareas que queremos automatizar. Deben ser procesos muy repetitivos que consuman mucho tiempo de una persona. A partir de aquí, deberemos ver si queremos mantener ese proceso o rehacerlo, si ese proceso está bien implementado pero su punto débil es el tiempo que le lleva a la persona realizarlo, podemos pensar en RPA. Si el proceso puede mejorarse, puede integrarse de manera más compleja con otros sistemas y procesos, entonces deberíamos comenzar por sopesar la posibilidad de la BPA.
Con ejemplos se entiende mejor. En el procesamiento de pedidos debemos verificar información, emitir órdenes de picking y packing, comprobar el inventario de pedidos, actualizarlo, generar etiquetas, hablar con otras aplicaciones, solicitar envíos, informar en todo momento al cliente, generar traza de todo el proceso, solventar la logística inversa si se produce…Como vemos hay implicados multitud de sistemas en el proceso, por lo que es conveniente optar por una solución BPA. Pasa también en procesos de facturación y contabilidad, en la gestión de nóminas etc.
Sin embargo, procesos más sencillos pero que se repiten constantemente y con grandes volúmenes son adecuados para la RPA. Los bots pueden realizar estas tareas mucho más rápido y con mayor precisión que los operadores humanos. Por ejemplo, un bot RPA podría utilizarse para procesar automáticamente datos de archivos PDF, para dar formato a informes o para interactuar en un primer momento en la atención al cliente a través de chats operados por bots.
En conclusión, la transformación digital de los procesos empresariales es esencial para mejorar la eficacia, eficiencia y productividad de las organizaciones. La automatización de procesos empresariales (BPA) y la robotización de procesos (RPA) son dos enfoques comunes para lograr esta transformación. La elección entre una u otra dependerá de las necesidades de automatización, donde, en términos generales, la BPA es más adecuada si pretendemos rediseñar los procesos internos de negocio, mientras que la RPA es ideal para enfocarnos en tareas que ya venimos haciendo de manera manual y que son muy repetitivas.
