Cómo hacer frente al reto de la gestión de gastos en las empresas

Aiyana Moorhead, Country Manager para España de Pleo

La gestión de gastos de empleados ha sido siempre una de las actividades frecuentes de los departamentos financieros. Comidas, taxis, material de oficina… ¿ha cambiado esta realidad a raíz de la pandemia? ¿Siguen los trabajadores haciendo los mismos gastos de siempre o la generalización del teletrabajo ha generado una reducción en el volumen de estas compras?  

Sería lógico pensar que con la nueva dinámica laboral y las restricciones de movilidad ha disminuido el volumen de los gastos de los trabajadores. Sin embargo, la realidad es muy distinta. Lo que hemos vivido durante estos meses ha sido un cambio en la tipología de los gastos. Mientras que gastos, por ejemplo, en viajes de empleados se han reducido un 78 %, otras partidas han experimentado un gran crecimiento. Es el caso de Internet y Teléfono (que han aumentado un 193%), material de oficina (que registran un 74% más) y software y dispositivos informáticos (que se elevan en un 42%).

Y la causa es, precisamente, el teletrabajo o los modelos híbridos. Con los empleados trabajando desde casa, gran parte de los gastos tradicionalmente asumidos por las empresas, están recayendo en las plantillas.

La nueva ley de teletrabajo, aprobada en septiembre del pasado año, indicaba que estos costes deberían ser sufragados por las empresas. Sin embargo, todavía muchas compañías carecen de los procedimientos adecuados para controlar y cumplir con este propósito, lo que puede desembocar en situaciones de incomodidad entre sus trabajadores.

¿Qué cambios se podrían dar para avanzar en este sentido?

La clave está en sustituir los sistemas de gestión y control de gastos tradicionales (basados, normalmente, en hojas de gastos) por soluciones tecnológicas que permitan digitalizar el proceso.

De esta manera, no solo se consigue un mayor control sobre todos los movimientos, sino que se logran otros beneficios que favorecen la rentabilidad empresarial. Además, se evita que los trabajadores utilicen dinero personal para pagar gastos de empresa, algo que ocurre en el 94% de las compañías españolas.

Comentas que la gestión de gastos puede tener un impacto en la rentabilidad de los negocios. ¿Por qué?

Actualmente, las empresas españolas se encuentran a la cola de Europa en eficiencia en gestión de gastos.

Apenas el 30% de las compañías tienen estos procedimientos digitalizados, lo que no implica que estén bien definidos ni estructurados. Esta falta de modernización está generando un malgasto de recursos y pérdidas económicas para la mayoría de las empresas.

En más de la mitad de las empresas (el 54 %), los departamentos financieros dedican más de dos días al mes a gestionar gastos de empleados; mientras que, para el mismo porcentaje de compañías, en Reino Unido esta tarea conlleva menos de 8 horas.  Además, en 4 de cada 10 empresas españolas, esta falta de agilidad desemboca en pérdidas económicas.

También, resulta llamativo el perfil profesional que se encarga de la gestión de los gastos. En el 62% de los casos de empresas de nuestro país, la administración de expenses es asumida por perfiles directivos, como CFOs y CEOs; impidiendo que dediquen su tiempo de trabajo a otras funciones más estratégicas que contribuyan al desarrollo del negocio. En otros países, como Reino Unido, la gestión de gastos es realizada en el 33% de los casos por perfiles junior o en prácticas, y en un 43% por managers.

En este sentido, soluciones inteligentes, como Pleo, pueden ayudar a las empresas a acabar con estos problemas y optimizar sus procedimientos. De hecho, el 75 % de las empresas que utilizan Pleo asegura que ha conseguido aumentar sus niveles internos de productividad. Y en, 7 de cada 10, la gestión de gastos es más transparente.

¿Cómo funciona exactamente vuestra solución?

Pleo es una solución inteligente capaz de simplificar la administración y gestión de los gastos de empleados.

Ofrecemos una alternativa para la administración de gastos simple, digital y dinámica, capaz de responder a las necesidades actuales de las compañías. A través de un modelo de tarjetas de empresa, los empleados pueden pagar y reportar sus expenses de manera sencilla y rápida. Se evita así que tengan que adelantar dinero personal y recuperarlo en la siguiente nómina.

Se elimina, también, la necesidad de tener que rellenar y entregar hojas de gastos, ya que todo se realiza a través de una foto del ticket directamente desde la App móvil. De manera automática, Pleo organiza los gastos y los agrupa por categorías previamente definidas, ofreciendo a los departamentos financieros y a los responsables de la compañía una visión global y actualizada en tiempo real de todos los movimientos.

Tenemos tres niveles de servicio, Basic, Pro, y Premium, para que cada compañía pueda escoger el que mejor se adapta a sus necesidades. En función de la modalidad escogida, las empresas tienen un coste al mes por usuario, o un plan personalizado para sus características de negocio en el caso del servicio Premium.

Todas las opciones permiten digitalizar y optimizar la gestión de gastos de empleados, a través de una herramienta inteligente que es compatible con los principales sistemas contables usados por las empresas, como Holded, Anfix, SAP o Sage.

Y esto, ¿cómo se traslada en beneficios reales para las empresas, los equipos financieros y los empleados en general?

La mayor ventaja para las empresas es que consiguen tener una gestión de gastos más eficiente, transparente y rentable. Las hojas de gastos, tal y como las conocemos, desaparecen: el reporte y la administración se realiza tecnológicamente, favoreciendo además un modelo paperless.

Las compañías pueden consultar en tiempo real en qué gastan sus empleados el dinero y acceder a los recibos. Además, pueden decidir cómo organizar los gastos y hacer una gestión más coordinada de todos ellos. En términos de negocio, se logra un mayor control sobre todos los movimientos, lo que permite ajustar las previsiones y costes de cada proyecto o departamento según sea conveniente.

A los equipos financieros, les permite agilizar su trabajo, y elimina la necesidad de clasificar y aprobar individualmente los gastos de cada empleado. De esta manera, se favorece que estos profesionales dediquen sus horas de trabajo a otras tareas de mayor valor para el negocio.

A los demás empleados, les evita el tener que justificar sus gastos de empresa mediante una hoja de gastos, un proceso tedioso y que, frecuentemente, lleva a error. Además, se elimina la necesidad de utilizar dinero personal para compras de trabajo.

Llegasteis a España hace apenas un año, ¿qué balance hacéis de estos primeros meses y que planes tenéis para el futuro?

Así es, llegamos a España el pasado mes de mayo, tras más de cinco años de experiencia en otros mercados europeos (Dinamarca, Alemania, Suecia, Reino Unido e Irlanda). Nuestro balance de estos meses es muy positivo. Ya contamos con más de 500 empresas clientes y aspiramos a superar las 1.000 a finales de año. En el medio-largo plazo, los planes son que España aporte el 20% del negocio global de Pleo.

A nivel europeo, nuestra ambición pasa por continuar consolidándonos en los países en los que estamos presentes, y abrir nuevos mercados, que nos ayuden a seguir creciendo. Actualmente, somos un equipo de más de 300 personas y tenemos con una base de clientes superior a las 15.000 empresas. Además, recientemente, hemos sido reconocidos como Mejor Startup del Año en los Global Startup Awards.

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