Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat
La gestión de documentos electrónicos es crucial en la administración pública y privada, ya que deben garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
El documento electrónico nació persiguiendo las mismas características formales que el documento tradicional, pero con un nuevo formato. De esta manera se puso el foco en mantener las características intrínsecas que lo definen como documento: autenticidad, fiabilidad, integridad y conservación puesto que persigue el mismo fin último, que es dejar constancia de actos y hechos de la gestión administrativa.
Los documentos administrativos, electrónicos o no, deben encargarse de sostener la gestión de los asuntos públicos otorgando autenticidad y validez en un proceso legal o administrativo y, por tanto, deben contener elementos reconocibles que identifiquen sus funciones a lo largo del ciclo su ciclo de vida. La conservación documental del documento electrónico debe asegurar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la misma manera que se hace con el documento en papel que registra la evidencia administrativa y conforma el corpus documental de la institución para la que fue creado. Lo que ocurre de especial con los documentos electrónicos es que la información que contienen es generada o convertida, emitida y conservada también mediante medios electrónicos. Es decir, cambia de contexto, pero no de naturaleza.
¿Qué compone un documento electrónico?
Una de las cosas más interesantes de un documento electrónico es su capacidad para trazar todo lo que ocurre en él, desde su concepción hasta su archivado. Gracias al sistema de logs todo puede quedar registrado, desde quién tiene acceso hasta quien lo ha gestionado y cuándo.
Para que podamos identificar un documento debemos reconocer sus partes.
De este modo se puede descomponer en partes que nos den respuesta a su identificación y a la gestión de un tratamiento diferenciado, sus fechas, organismos emisores, firmas…
Las partes del documento nos informarán sobre su contenido, su estructura, el contexto en el que fue creado y su accesibilidad. Todas estas partes pueden encontrarse en los metadatos del documento. Es decir, son datos que nos hablan sobre datos describiendo sus características y contenido, pero también su contexto y uso.
Estas características vinculadas al documento como metadatos son categorizadas en base a las funciones que ejercen dentro del documento y del sistema, ayudando a identificarlo, describirlo, autentificarlo, gestionarlo y proporcionando su acceso. Hay metadatos que se incorporan desde un inicio en la creación de los sistemas que albergarán los documentos y otros que se añaden posteriormente cuando el documento ya ha sido creado, gestionado y/o conservado.
Los metadatos aparecen, pues, como una cuestión relevante para comprender el documento electrónico.
La Norma Técnica de Interoperabilidad (en adelante, NTI) de Política de Gestión de Documentos electrónicos indica que las organizaciones deben garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos.
La implementación (a priori o a posteriori) de los metadatos dependerá del tratamiento que vayan a recibir los documentos, así como el diseño en base a sus necesidades, criterios y normativa específica. Esto se indica en la NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos. Esta norma desarrolla el conjunto de metadatos mínimos obligatorios del documento, pero también del agente de la entidad que lo genera o de su relación.
Los metadatos que se encuentran la categoría del documento vemos el identificador, las fechas que contiene, sus características técnicas y su contenido, entre otros.
Es interesante hacer notar que el esquema también hace referencia a los metadatos aparte del documento como “regulación”, “agente”, “relación” o “actividad”.
Por tanto, la vinculación contextual de los documentos electrónicos debe quedar definida en el esquema inherente de sus metadatos para entender el contexto en el que son producidos, su función y el trámite para el que están destinados, así como las personas que deben interactuar en él para completarlo.
Y todo esto sin olvidar mantener su autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad que todo documento debe garantizar para asegurar el testimonio de su actividad y poder ser garante de una completa validez jurídica llegado el caso.
¿Tratamiento de archivo?
Para hablar de tratamiento de archivo de un documento electrónico debemos asegurar que el documento tratado sea válido desde su génesis documental. Pero no solo eso. Debe ser concebido desde el mismo momento de la creación del proceso en el cual ese documento tendrá sentido dentro de su tramitación electrónica. Para ello debemos volver a los conceptos de auténtico, íntegro, original y seguro.
En la idea de autenticidad se expresa la capacidad del documento en que la información en él contenida sea cierta y veraz (para ello se recurre a la firma electrónica), con la integridad nos referimos a que ese documento no haya sufrido modificaciones en cuanto a su información en su viaje por los distintos sistemas que lo albergan. El concepto original viene determinado por su génesis documental que contendrá sus propios metadatos y se conservará y gestionará dentro de los sistemas que lo originaron. De esta manera si el documento es copiado y sale de su sistema, como, por ejemplo, a través de un email, ese documento deberá ser considerado copia al cambiar el soporte y ser susceptible de cambio de sus metadatos originales. Entra aquí en juego el papel de copia o copia auténtica gracias a firmas electrónicas que le pueden conferir validez.
Por su parte, el concepto de seguridad del documento tendrá que ver con las políticas de seguridad de acceso y a la firma electrónica que garantice la autenticidad del firmante y la integridad de la información recogida en el documento.
Para tratar este tipo de documentos electrónicos existen una serie de normas ISO y UNE que intentan dar una explicación al marco teórico que rige la gestión de los metadatos para después incidir en la gestión práctica de éstos dentro de los sistemas de gestión documental. De esta manera, aunque cada organismo pueda seleccionar los metadatos que necesite, siempre existirán normas que indiquen y acompañen a los profesionales de la gestión documental para saber cómo actuar para dar un correcto uso a los metadatos.
En resumen, las normas ISO y UNE proporcionan un marco teórico y una guía práctica para la gestión de metadatos en documentos electrónicos que son utilizadas por los profesionales de la gestión documental para trabajar con los necesarios y gestionar la información de manera adecuada.
