Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
Imagina que eres el responsable administrativo o financiero de una empresa y cada mañana debes revisar varias plataformas para comprobar si ha llegado alguna notificación electrónica. Abres la sede de aquel ayuntamiento en el que deberías recibir una comunicación mientras esperas que lleguen los avisos de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social, después, por si acaso, accedes a la web de la Dirección General de Tráfico y te mantienes atento a DEHú.
La gestión manual de las notificaciones es insuficiente
Este proceso, que consume tiempo y energía, se repite día tras día. El riesgo de que alguna notificación pase desapercibida es alto, y con ello aumenta la posibilidad de sanciones y problemas legales. Este tipo de situaciones son más comunes de lo que parece, especialmente en empresas con un alto volumen de comunicaciones o con empleados en movilidad.
La gestión manual de notificaciones electrónicas no solo es ineficiente, sino que también expone a las organizaciones a multas innecesarias. Por suerte, existen soluciones tecnológicas que automatizan este proceso y garantizan que ninguna notificación se pierda en el camino.
La Administración Pública ha consolidado el uso de la sede electrónica como canal principal de comunicación con empresas y ciudadanos. Este cambio ha impulsado una mayor agilidad en los procesos administrativos y una mejora en la trazabilidad y seguridad de la información. Sin embargo, este nuevo entorno digital también exige que las organizaciones implementen sistemas eficaces para gestionar las notificaciones electrónicas.
Las notificaciones electrónicas obligatorias (NEO) son el canal que emplean organismos como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o la Dirección General de Tráfico para comunicarse con las empresas. Esto implica que los departamentos administrativos, o las áreas responsables dentro de cada organización, deben revisar con frecuencia sus bandejas de entrada para no pasar por alto estas comunicaciones.
Digitalización administrativa
Es importante tener en cuenta que las notificaciones electrónicas tienen un plazo máximo de diez días para ser recogidas desde que se emiten. Si no se gestionan a tiempo, existe el riesgo de sanciones o pérdida de plazos importantes. Este proceso puede convertirse en una carga considerable para las empresas con un alto volumen de comunicaciones, especialmente si se lleva a cabo manualmente.
La digitalización administrativa también contribuye significativamente a la reducción del uso de papel. En este contexto, la Ley 39/2015 regula cómo deben practicarse las notificaciones administrativas, estableciendo la obligatoriedad del canal telemático en muchos casos. Esta normativa, junto con el Real Decreto 4/2010 sobre interoperabilidad, refuerza el marco legal que rige las notificaciones electrónicas obligatorias.
Funcionamiento de las notificaciones electrónicas
Las NEO contienen el texto completo de la resolución administrativa, así como la información sobre los recursos que se pueden presentar, los plazos correspondientes y el organismo ante el que se deben gestionar. Este tipo de notificaciones pueden abarcar desde sanciones de tráfico hasta requerimientos tributarios o procedimientos relacionados con licitaciones públicas.
Para recibir estas comunicaciones, los interesados deben proporcionar una dirección de correo electrónico o configurar un dispositivo que les avise de la existencia de nuevas notificaciones. No obstante, estos avisos solo informan de que hay una notificación pendiente, por lo que es necesario acceder directamente a la sede electrónica correspondiente o utilizar plataformas unificadoras como la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) o eNotum.
Dado que las empresas y profesionales tienen la obligación de recibir estas comunicaciones electrónicamente, es fundamental contar con herramientas que faciliten la gestión de este flujo de información. Esto es especialmente relevante para empresas con un alto volumen de actividad administrativa, trabajadores en movilidad o aquellos que gestionen flotas de vehículos. La falta de un sistema eficaz puede derivar en sanciones evitables que afectan directamente a la rentabilidad.
En este escenario, existen soluciones tecnológicas que automatizan la gestión de las NEO, simplificando la revisión y control de las notificaciones. Entre estas soluciones destaca Elon ML de Normadat, una herramienta diseñada para facilitar la localización, el acceso y la
tramitación de estas comunicaciones. Gracias a su capacidad para integrarse con otras plataformas y a su sistema de alertas y control de accesos, Elon ML permite gestionar eficazmente y de manera automática este proceso, reduciendo el riesgo de incumplimientos y sanciones.
Contar con un sistema automatizado no solo evita errores humanos y reduce costes, sino que también permite a las empresas centrarse en sus actividades principales sin que la gestión de notificaciones suponga una distracción constante.
Tareas más estratégicas
Las empresas que apuestan por este tipo de herramientas no solo evitan sanciones, sino que también optimizan sus procesos internos y liberan recursos administrativos para tareas más estratégicas. En un entorno cada vez más digitalizado, confiar en soluciones avanzadas es la clave para mantener el control y la seguridad en la gestión documental. No dejes que una notificación olvidada ponga en riesgo la estabilidad de tu negocio; la tecnología está para ayudarte.
Fuentes:
