Liquidaciones concursales ¿Qué hacer con los documentos de una empresa que cierra?

Por Marcos Yebra Galán, Marketing y Desarrollo de Negocio en NORMADAT

Hace poco se produjo la reforma de la Ley Concursal que introducía nuevos planes de reestructuración, un procedimiento de insolvencia único para microempresas de menos de 10 trabajadores y autónomos o cambios significativos en el mecanismo de segunda oportunidad para autónomos y personas físicas que estén en concurso. Pero no cambia nada las consecuencias de las liquidaciones de empresas. Una de ellas es la obligatoriedad de conservar los archivos documentales de estas, durante cierto tiempo. Sin duda, cargar con la contabilidad y otros registros físicos o digitales acumulados durante años de empresas en liquidación es molesto para los administradores concursales por la cantidad de espacio que ocupan.

Ahora bien, ¿por cuánto tiempo deben custodiarse los mencionados archivos? Cada ámbito de interés en la liquidación de empresas tiene una exigencia distinta. Los plazos varían en función de los ámbitos en los que nos movamos: mercantil, fiscal o penal.

En el ámbito penal el plazo de prescripción lo rige, como es lógico, el Código Penal que en su artículo 131.1 nos habla de la prescripción de los delitos. Este artículo dicta que el plazo es de cinco años a contar desde la comisión del delito fiscal.

En el ámbito contable, todo empresario está sujeto al Código de Comercio, concretamente a su artículo 30 dice “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Según la normativa mercantil, se debe custodiar la documentación al menos durante 6 años. Y decimos “al menos” puesto que se trata de un plazo de prescripción, que no de caducidad, que puede ser interrumpido en cualquier momento por la Administración.

En el ámbito fiscal la Ley General Tributaria (LGT) en su artículo 66 nos habla de los plazos de prescripción. En dicho artículo se reconoce el derecho de la Administración a liquidar, a recaudar y a sancionar, pero también es reconocido el derecho del obligado tributario a solicitar y obtener devoluciones, en el plazo de cuatro años.

Sin embargo, en el momento en que se procede a investigar delitos fiscales con Hacienda y se inicia el trámite judicial, el plazo de cuatro años se congela y deja de computar.

Entonces, ¿a qué ley se deben atener los administradores concursales para conservar la documentación de las empresas liquidadas?

La respuesta es sencilla: durante el período más amplio al que por cualquier normativa (mercantil, fiscal o penal) se vean obligados.

En términos generales y sin contar con las excepciones o salvedades que se pueden dar, hablaremos de los siguientes plazos:

• Ámbito Fiscal: 4 años

• Ámbito Penal: 5 años

• Ámbito Mercantil: 6 años

El plazo más amplio de conservación de la documentación, que con carácter general se establece, es de seis años desde el último asiento en los libros. Es pues, a este plazo al que, con carácter general, nos debemos atener.

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