Yooz, software de automatización de las Cuentas a Pagar, publica un nuevo estudio sobre el uso que hacen las empresas medianas de programas de facturación P2P, los retos a los que se enfrentan los departamentos de contabilidad y las palancas tecnológicas para hacer que este tipo de tareas no supongan una carga que les haga perder competitividad.
El informe “Tomando el pulso de las Cuentas a Pagar del Mid-Market en 2023” ha sido encargado a la consultora Ardent Partners, que realizó los análisis en base a su acreditada experiencia en el mercado y su marco metodológico patentado ePayables Framework™. Diseñado para ayudar a los departamentos contables a detectar las posibles mejoras, este marco mide el estado actual de todo el ciclo de facturación mediante la segmentación en tres etapas: recepción, proceso y pago de facturas.
Agenda 2023 de Cuentas a Pagar
Entre los principales hallazgos del estudio cabe señalar que, debido a los desafíos que enfrentan muchas empresas del mid-market con el procesamiento manual de las facturas en papel, el 69% de las organizaciones han hecho de la automatización una prioridad.
El informe de Ardent Partners también señala la creciente demanda de datos operativos e inteligencia estratégica para satisfacer las necesidades de contexto en la toma de decisiones. “La principal prioridad es la digitalización de los procesos, con casi siete de cada diez ejecutivos (64%) refiriéndose al proceso de automatización de las Cuentas a Pagar como ‘Excepcionalmente valioso’ o ‘Muy valioso’, ya que a través de esta automatización es como se puede eliminar la facturación en papel y reducir las tareas manuales, además de mejorar la confección de informes y el análisis de datos. “Estas tres tareas deberían estar subrayadas en rojo en la agenda de todo director financiero”, señala Bartolini.
Uso actual de la tecnología
El tiempo de procesar una factura desde su recepción hasta su pago puede prolongarse 14 días y suponer un coste medio de casi 12 euros, según datos de Ardent Partners, por lo que mejorar la eficiencia y agilizar de los procesos es la meta a conseguir. Estas son las expectativas para los próximos dos años:
- 57% planean implementar portales de autoservicio para proveedores para el envío electrónico de facturas y poder comprobar su estado sin involucrar al personal contable.
- 49% planean implementar soluciones de facturación electrónica para reducir su dependencia de los procesos manuales y el papel.
- 35% planean implementar soluciones para pagos electrónicos B2B para reducir los costes y el tiempo de procesamiento al tiempo que obtienen un mayor control y precisión sobre los pagos a proveedores.
A todo ello se le suma una constante preocupación por mantener niveles equilibrados de flujo de caja y liquidez, esencial para la supervivencia de cualquier empresa, ya que permite que el negocio continúe operando y proporciona una red de seguridad durante períodos de incertidumbre. “Que el yin y el yang de las estrategias consistan en ‘retrasar pagos y/o retener los fondos más tiempo’ (62%) y ‘realizar pronto pagos para recibir descuentos’ (30%), subrayan la necesidad crítica de que las empresas del mid- market tengan herramientas de gestión de presupuesto más inteligentes y ágiles”, apunta Bob Cohen, vicepresidente de Ardent Partners y coautor del informe.
El informe patrocinado por Yooz detalla, no sólo los desafíos presentes sino también, los que se encontrarán a dos años vista, donde destacan las constantes interrupciones debido a las consultas de proveedores (31%). Tal y como afirma Cohen, “es crucial que los trabajadores no pierdan tiempo rastreando números de teléfono o interactuando con los proveedores para obtener información faltante o corregir errores. La automatización de los portales de autoservicio permite a los proveedores enviar facturas electrónicamente, verificar el estado de las mismas y actualizar su propia información de contacto”.
Un cambio radical
El potencial para revolucionar el proceso de Cuentas a Pagar es considerable y debe abordarse cuanto antes. Casi tres cuartas partes (74%) de las empresas mid-market consideran que unos sistemas más inteligentes son esenciales para el éxito. El apoyo de los ejecutivos a la transformación de las Cuentas a Pagar (43%) también es un elemento crítico para el progreso continuo del mismo. “Incorporar un software contrastado de automatización inteligente a la gestión de Cuentas a pagar, eligiendo siempre la solución más adecuada para las necesidades de la empresa, permitirá llevar las Cuentas a pagar al siguiente nivel”, concluye Amelie Laurensou, experta en automatización de procesos contables en Yooz. “Automatizar todo el proceso de las Cuentas a pagar, desde la solicitud de compra, la gestión de recibos, la conciliación de la factura con el pedido, hasta la exportación de los asientos contables al ERP, es algo imprescindible en todas las compañías, independientemente de su tamaño”.
