Autor: Normadat S.A.

Ya sea en papel o en soportes digitales, muchas empresas e instituciones poseen información confidencial y relevante sobre sus clientes, empleados y relacionados. Por esta razón, están obligados legalmente a disponer de medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de la información contenida en documentos.

En particular, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE prevé como uno de los principios del tratamiento de datos personales la limitación del plazo de conservación (Artículo 5.1.e). Así como también el derecho del interesado a solicitar al responsable del tratamiento la supresión de sus datos (Artículo 17). Por tanto, si dicha información ya no es necesaria, lo más indicado es borrarla o destruirla mediante un procedimiento de destrucción certificada de documentos. Esto también aplica a información operativa, privada y confidencial de la empresa que no necesite conservarse.

Recurrir a un servicio externo de destrucción de documentos y discos duros es la solución más segura para deshacerse de información sensible pero obsoleta. Sea por las limitaciones legales ya expuestas o para evitar que la misma pueda ser revelada.

¿En qué consiste el servicio de destrucción certificada de documentos?

Como su denominación lo indica, un servicio externo de destrucción certificada de documentos es el que presta una empresa especializada para eliminar efectivamente y por distintos medios la información contenida en diversos soportes. Finalizado este proceso, la prestadora del servicio expide un certificado que corrobora que los documentos suministrados por el cliente fueron destruidos totalmente. Los procedimientos y tecnologías empleados por la compañía contratada deben ser capaces de anular cualquier posibilidad de que la información contenida en los archivos pueda ser visibilizada y utilizada por terceros ajenos a la contratante.

A los efectos, estas organizaciones especializadas pueden transportar los documentos y archivos en contenedores seguros hasta sus instalaciones para ser destruidos. De esta manera, tu empresa ahorra tiempo y recursos y, además, garantiza el cumplimiento de las normativas legales.

¿Qué debes tener en cuenta?

Por supuesto, antes de contratar la destrucción certificada de documentos, es indispensable que confirmes la caducidad de los datos y documentos que gestionas. Comenzando por los datos personales de tus clientes, empleados o proveedores con los que tu empresa no mantiene ya ninguna relación, hasta los documentos que contienen información sobre nóminas, facturas, declaración de impuestos, informes médicos, contratos, inventarios, informes, correos y un largo etcétera. Claro está que diversas leyes obligan a la conservación de documentos en determinadas circunstancias. Por ejemplo, en el caso de la información fiscal y contable de las empresas en liquidación.

De cualquier modo, hablamos de documentos que contienen información confidencial sobre personas y empresas con las que tu organización ha mantenido alguna relación. En consecuencia, si estos no son necesarios o ya venció su plazo de conservación, es indispensable destruirlos. De hecho, los instrumentos legales mencionados obligan a todas las empresas e instituciones a proteger y eliminar sus ficheros de datos cuando ya no son útiles.

¿Para qué sirve la destrucción certificada de documentos?

En resumen, la destrucción certificada de documentos es un recurso de gran utilidad para tu organización, porque:

• Controla toda la documentación confidencial que es necesario destruir.
• Igualmente, unifica y centraliza toda la gestión de aquellos documentos de los que debes deshacerte.
• De esta forma, como dijimos, estarás cumpliendo la normativa legal vigente en materia de Protección de Datos (RGPD y LOPD, en concreto).
• En el mismo momento, te ayuda a cumplir con los controles exigidos por la norma ISO 27001 de Seguridad de la Información.
• Permite garantizar la integridad de los datos gestionados por la empresa con lo que evitas sanciones y aseguras la continuidad de negocio.
• Es una barrera efectiva contra el espionaje industrial y empresarial.
• Evita cualquier fallo en la seguridad de la información.
• Mantiene la confidencialidad de la información contenida en los documentos.
• Al contratar un servicio de destrucción certificada de documentos, externalizas una tarea sensible en la empresa contratada, que asume como encargada del tratamiento de datos. En el caso de fuga de datos, la reputación de tu organización no se verá afectada.

¿Por qué es recomendable contratar la destrucción certificada de documentos y qué beneficios se obtienen al hacerlo?

Probablemente te preguntarás: “Si el objetivo es destruir documentos en papel y archivos digitales, ¿por qué no podemos hacerlo nosotros mismos? ¿Por qué debemos contratar a una empresa externa?”. A continuación, te explicaremos brevemente algunas razones que justifican la externalización de este servicio

Reducción de costes

Contratar a una empresa para efectuar la destrucción certificada de documentos ahorra la inversión en la compra, consumo energético, mantenimiento y reparación de equipos para triturar papel. Por otro lado, solo empresas especializadas, cuentan con tecnología apropiada y homologada con las normativas de calidad europeas para destruir soportes digitales. Incluyendo discos duros, DAT, DLT, CDs DVD, etc.

Aporta mayor seguridad

Una empresa especializada en destrucción de documentos es capaz de gestionar información confidencial que no debe ser accesible para tus competidores y algunos empleados. Entre otros, planes de negocio y marketing, salarios de directores, archivos financieros y de personal confidenciales, registros de seguros médicos, etc. Generalmente, las compañías dedicadas a esta actividad aplican una estricta cadena de custodia de datos para el proceso de gestión de documentos. Y para almacenar estos últimos emplean consolas y contenedores inviolables.

Incrementa la productividad

 ¿Por qué apartar a tus colaboradores de sus tareas para destruir documentos en la propia empresa? Esto disminuye su productividad y consume mucho tiempo. Un servicio externo de destrucción de documentos libera a tus empleados del trabajo de eliminar archivos. De hecho, las destructoras industriales son capaces de destrozar fácilmente enormes cantidades de documentos y archivos en el tiempo que tus empleados tardarían en acabar con una pequeña fracción del total.

En Normadat son expertos en destrucción certificada de documentos. Controlan todo el proceso desde la entrega del material, hasta la destrucción de los mismos.

El proceso de destrucción se ejecuta en instalaciones seguras y es grabado en su totalidad. Las partículas resultantes del proceso tienen el tamaño indicado por la norma UNE-EN 15713:2010. De este modo, es imposible su reconstrucción según la tipología de documentación destruida.