Por Marcos Yebra Galán. Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
La transformación digital de los procesos es necesaria porque cambia el modo en el que nos enfrentamos a las tareas de siempre hacia un enfoque más ágil, dinámico y efectivo.
La transformación digital es un rediseño de procesos donde se modifica y transforma el modo de hacer las cosas utilizando tecnología que nos ayude con nuestra tarea y, en última instancia, que prenda la chispa para un cambio organizativo dentro de la compañía.
Se trata de cambiar el cómo estamos haciendo las cosas para obtener eficiencia y eficacia a través de la tecnología. Siempre intervienen dos valores primordiales: tecnología y personas.
En los procesos de cambio intervienen las personas como actores esenciales. Con la transformación digital se utiliza tecnología, pero quien la utiliza son las personas.
El cambio empieza por nosotros. Debemos entender que existen procesos en nuestro modo de trabajar que pueden y deben ser rediseñados para que, a través del uso de herramientas tecnológicas, podamos disfrutar de métodos de trabajo más eficientes.
Por eso el primer paso en un proceso de transformación digital debe ser mental. Vencer las reticencias al cambio para disfrutar del beneficio potencial que subyace detrás del esfuerzo inicial de cambio.
En los primeros compases de un proceso de transformación digital existe una curva de aprendizaje. Si lo pensamos bien esta curva existe en todas las facetas de la vida. Puede costar habituarnos al cambio y a aprender el manejo de nuevas herramientas. Pero el beneficio que vamos a obtener a corto y medio plazo debe ser superior al esfuerzo, consiguiendo un modo de trabajo más eficiente.
¿Cómo ayudan las empresas especializadas a fomentar procesos de transformación digital?
Hay que entender que en este tipo de procesos intervienen personas y tecnología como hemos dicho, pero también flujos de información. El estudio de los diferentes flujos de información es fundamental para entender como fluyen los datos, conocer cómo se distribuye la información que vamos a manejar. Por tanto, lo primero que deberíamos afrontar es la creación de un mapa de la información que manejamos. Saber cómo la manejamos, por qué vías nos llega, hacía donde se mueve, qué procesos intervienen para agregar o diseminar datos en estos flujos, que unidades administrativas intervienen, cuando se considera que un proceso ha terminado, qué condicionantes deben ocurrir para que esto suceda…
Lo siguiente es conocer qué hacemos con esa información, cómo lo gestionamos, cuándo nos llega esa información, ¿qué hacemos con ella? ¿Nos llega en forma digital o analógico? Hay que ver las interrelaciones que hay entre las distintas tareas que se van moviendo dentro de la organización, en qué punto da comienzo y cuando puede ser archivado el documento. Es decir, hay que conocer todos los procesos que actúan sobre esa información para definir que herramientas deben manejarla.
La definición de herramientas digitales que vamos a utilizar para gestionar la información sería una tercera fase asentada sobre el conocimiento de las dos primeras. A este respecto aparecen siglas como la de ECM (Enterprise Content Management) para obtener, gestionar, organizar y almacenar información de manera efectiva, o RPA (Robotic Process Automation) para automatizar procesos agilizándolos y reduciendo la carga de trabajo de las personas. Podemos utilizar procesos de AI (Inteligencia Artificial) que nos permitan clasificar y conducir la información etc. Todas ellos son herramientas accesibles y económicas que pueden puede ser incorporadas en pequeños procesos para comenzar a vislumbrar las posibilidades que ofrecen.
Ahora solo falta pensar por qué proceso comenzar y buscar ayuda para iniciar la transformación.
