Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio, Normadat
La sostenibilidad y la eficiencia operativa deben ir de la mano en el mundo empresarial actual. Las empresas y los consumidores se han dado cuenta de las consecuencias que está teniendo un consumismo voraz en un mundo globalizado.
Debemos reducir nuestro impacto medioambiental y las empresas se han puesto a trabajar en ello. La reducción de la huella de carbono es prioritaria. Uno de los objetivos es el papel.
Se busca superar los métodos tradicionales en los que el consumo de papel es excesivo. Hoy por hoy podemos adoptar métodos de trabajo digitales.
Esta apuesta por la digitalización es una de las estrategias más efectivas, accesibles e inmediatas.
Y no se trata de un cambio radical. Podemos eliminar gradualmente el uso de documentos impresos en favor de soluciones digitales.
Te contamos todas las ventajas de hacerlo.
Sostenibilidad empresarial
La sostenibilidad empresarial implica aplicar prácticas ecológicas en las operaciones diarias de una empresa. Por ejemplo, migrando sus procesos de trabajo a entornos digitales para reducir el uso de documentos impresos.
Las empresas que persiguen una oficina sin papel propician un futuro más verde. A la vez esta tendencia propicia grandes beneficios.
Enfocamos el alcance de las prácticas sostenibles desde dos ángulos. El primero persigue la mejora medioambiental. El segundo la operativa.
Como veremos, con buenas prácticas medioambientales podemos reducir costes, aumentar la eficacia operativa y mejorar la reputación de la empresa. Todo a la vez.
Empresas sin papel
El uso excesivo del papel conduce hacia la desertificación del planeta en sus últimas consecuencias. Un oficinista promedio puede utilizar al año hasta 10.000 hojas de papel.
Las empresas sin papel son aquellas que han migrado la mayoría de sus procesos de trabajo a entornos digitales. De esta manera eliminan la necesidad de impresión de documentos y además se aprovechan de ventajas operativas y económicas.
Los entornos digitales ofrecen claras ventajas frente a los tradicionales:
- Operaciones más Tendremos documentos accesibles y colaborativos. Este acceso fácil a la información facilita el trabajo en remoto y la colaboración. También nos permitirá automatizar procesos.¿En qué se traduce esto? En un aumento de la productividad y mayor agilidad en las operaciones. Además, la automatización de tareas rutinarias reduce los errores y libera tiempo para actividades más estratégicas.
- Ahorro de costes. Al eliminar el papel, eliminamos gastos en impresoras, material, espacio, transporte y distribución de documentos. Y esto es mucho.No necesitamos un archivo físico, no necesitamos un servicio de valija interno, no necesitamos compra ni mantenimiento de impresoras.
- Seguridad de la información. Y cumplimiento normativo.
Los documentos digitales ofrecen niveles adicionales de seguridad.Pueden protegerse frente a pérdidas. Podemos cifrar su contenido. Asegurar el control de acceso a la información. Podemos garantizar la integridad y la confidencialidad de la información sensible.
Además, facilita el cumplimiento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras normativas sectoriales.
Sostenibilidad e impacto ambiental positivo
Ya hemos visto las principales ventajas que puede ofrecer un entorno de trabajo digital frente al tradicional.
Pero sin duda, el beneficio más poderoso repercute en el entorno medioambiental.
No se trata de hacer la “guerra” cada uno por su cuenta. Se persigue aportar cada uno, en la medida de sus posibilidades, su grano de arena.
Al reducir el uso del papel contribuimos al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS): la conservación de los recursos naturales y a la reducción de la huella de carbono.
Menos papel se traduce en menor tala de árboles, menor consumo de agua y energía en la producción de papel y una disminución de los residuos.
Una disminución en la producción y transporte de papel reduce las emisiones de CO2.
La transición hacia empresas sin papel nos acerca a un futuro más sostenible. Posiciona a la empresa en un segmento interesante, el ecológicamente responsable.
Esto tiene como consecuencia la percepción de marca verde para consumidores e inversiones futuras. Y es que los inversores están cada vez más interesados en aquellas empresas que adoptan prácticas sostenibles.
Soluciones prácticas para empresas sin papel.
La digitalización de procesos y la eliminación del papel ofrecen múltiples ventajas para las empresas.
Pero ¿por dónde empezar?
Generalmente es una buena idea hacerlo por procesos sencillos, constantes y que generan un alto impacto. Por ejemplo, la valija diaria de tue empresa. Prueba a reducir el papel.
Empresas con varias sedes, o edificios y que tienen un gran número de empleados generan una cantidad abrumadora de papel con solo la valija diaria.
Existen servicios especializados en reducir todo este flujo de papel. Normadat, empresa adherida al Pacto Mundial, ha diseñado un servicio muy específico para acercar la oficina sin papel.
CAVA Digital permite optimizar y controlar todos los movimientos de entrada de correo, paquetes y documentación. Además, se alinea con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) reduciendo el uso del papel y fomentando servicios digitales.
¿Cómo lo hacen?
Primero estudian tu caso. Una consultoría analiza los flujos de entrada de cartas, paquetes, publicidad etc. No se trata de eliminar de la noche a la mañana todo el papel. Es un proceso de evolución continua.
Según las reglas que establezca cada organización, cada ítem se registra en la matriz de decisiones para saber qué hacer con él. El objetivo es que los documentos (cartas, sobres, folletos, publicidad) se conviertan en elementos digitales.
El papel sobrante se destruye de manera confidencial certificada. El material resultante de la destrucción, ya totalmente anonimizado, pasa a un ciclo de reciclaje.
A través de este tipo de servicios contribuimos a la sostenibilidad ambiental.
Proteger nuestros recursos naturales, adoptar prácticas digitales y sostenibles no es solo una opción inteligente, sino una necesidad estratégica para cualquier empresa que quiera prosperar en el futuro.
