Por Marcos Yebra, Marketing y Desarrollo de Negocio, Normadat
En un lugar de una PYME de cuyo nombre no quiero acordarme, no hacía mucho tiempo que había llegado el rumor de que debían enfrentarse a una temida actualización de su ERP. La noticia había caído como un jarro de agua fría.
Durante muchos años, el software había sido la columna vertebral de sus operaciones, pero ahora se había quedado lento y obsoleto. La actualización no solo preocupaba por el importante desembolso que suponía. También afectaría de manera significativa en la operativa diaria.
El equipo de TI, ya de por sí normalmente estresado, trabajaba arduamente para instalar las nuevas versiones y aplicar parches. Aquello se había vuelto un software Frankenstein, donde las continuas necesidades diarias habían ido transformando el producto, modificación tras modificación, hasta hacerlo irreconocible.
Ahora había llegado un punto de no retorno donde debían afrontar de sopetón todos los cambios del pasado. Los departamentos administrativos se encontraron con sistemas inactivos durante horas. La productividad cayó considerablemente mientras los costes se iban acumulando…
¿Te suena de algo esta situación?
Este escenario es una dura lección que todos, en mayor o menor medida, hemos visto en nuestra vida profesional. Estás situaciones de parálisis pueden ocurrir al depender de soluciones on-premise en un entorno empresarial como el actual, sumamente dinámico y competitivo.
¿Hay alguna alternativa? Sí. Elegir un modelo SaaS (software como servicio).
SaaS. Software como servicio
El SaaS es un modelo de distribución de aplicaciones en la nube. El proveedor del servicio aloja sus soluciones en sus servidores y las pone a disposición de sus clientes a través de internet.
Actualmente el modelo SaaS se mantiene en un crecimiento constante ya que sus particularidades ofrecen beneficios para compañías de todos los tamaños y sectores.
Proporciona a los usuarios finales soluciones informáticas bajo demanda basadas en la nube y con diferentes aplicaciones.
Una de sus grandes ventajas es la flexibilidad que aporta, ajustándose a las necesidades y el presupuesto de los clientes. En cierta manera democratiza el uso de la tecnología.
El proveedor ofrece el soporte y las actualizaciones asegurando la continuidad de las tareas por lo que es posible trabajar con software específico y siempre actualizado sin necesidad de realizar importantes desembolsos.
Los proveedores de soluciones SaaS siempre están a la búsqueda de soluciones eficaces que ayuden a las empresas con problemas reales.
Para ello realizan fases de trabajo que van desde el diseño de la idea, su desarrollo, su comprobación con múltiples pruebas en las que se evalúa todo. El rendimiento, la seguridad, la robustez, la escalabilidad etc. Todo esto antes de lanzar el producto al mercado. Y, por último, ofrecen mantenimiento y soporte una vez que ha sido lanzado al mercado.
Una solución para cada problema
Por otro lado, la variedad de soluciones SaaS que puedes encontrar es tan amplia como la cantidad de retos que resuelven.
Quizá los softwares más conocidos son los que afectan a las áreas de todas las empresas. Hablamos de la gestión de los recursos humanos, contabilidad, la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) o la homologación de los proveedores.
Pero además de estos más generales, existen multitud de soluciones específicas que atacan a retos concretos de las empresas. Desde solucionar problemas con la cartería y valija diaria acercando a las empresas hacia un modelo de oficina sin papel, la gestión de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias que vemos dispersas por multitud de buzones de sedes electrónicas, hasta, quizá, la más común gestión de facturas de proveedores, por citar algunos ejemplos.
Beneficios del modelo SaaS
Además del mantenimiento y actualizaciones del software, este modelo de negocio ofrece otras muchas ventajas. Veamos las principales.
Es rentable. El modelo SaaS genera ahorros considerables. Empezando por que no tenemos que pagar los costes iniciales que desembolsaríamos por la compra y la instalación de un software on premise. Tampoco es necesario adquirir equipos costosos en hardware. Cada vez son menos las especificaciones necesarias para que avanzados softwares puedan correr en tus equipos.
Mejora la gestión del tiempo. Si el tiempo es dinero, también este modelo conlleva importantes ahorros. Utilizar estos servicios conlleva tener una conexión a internet y configurar un inicio de sesión. Tan simple como esto. Ningún empleado gastará su tiempo encargándose de mantenimientos y actualizaciones.
Es escalable. Las herramientas SaaS se alojan externamente en los servidores de la empresa desarrolladora. Esto permite cambiar el plan de uso sin necesidad de notificarlo previamente. Además, facilita el trabajo en remoto lo que mejora las condiciones del trabajo tanto en conciliación como en flexibilidad laboral.
Compatibilidad. En un modelo on premise puede generar discrepancias entre las versiones de un trabajador u otro. Esto no ocurre con el modelo SaaS, porque los usuarios siempre inician sesión en la última versión actualizada de su herramienta.
Las actualizaciones y mejoras son tareas de administración del proveedor.
Garantías. Un modelo SaaS debería garantizar siempre su disponibilidad a todas horas del día y la integridad y el respaldo de tus datos.
Además, suele ser muy personalizables y capaces de integrarse con otras herramientas para que puedas definir a la perfección el flujo de trabajo que necesitas.
Por todo lo anteriormente expuesto, podemos concluir que migrar a soluciones SaaS no solo simplifica la gestión tecnológica, sino que también permite a las empresas centrarse en sus objetivos estratégicos, manteniéndose competitivas en un entorno empresarial en constante evolución.
