Por Marcos Yebra Galán. Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat
La gestión documental es la gestión de la actividad y la memoria de la empresa, de sus acuerdos con otras empresas, sus normas de convivencia entre sus trabajadores, el reflejo de la actividad que realizan, sus estrategias, sus políticas y procedimientos, sus compromisos etc.
Es, por tanto, el eje central de toda la actividad empresarial, su columna vertebral y su valor debe tener una importancia capital.
Es una actividad transversal fundamental para el desarrollo de buenas prácticas empresariales. De la optimización de procesos documentales depende una cantidad importante de horas mensuales en la búsqueda de documentos, y otras tantas en su gestión.
Lo que permiten los procesos de gestión documental, sean de la índole que sean, es trabajar de manera ágil con la información que manejas. Por eso son tan importantes. Si manejas procesos financieros, sabrás que el pago a proveedores puede suponer más de un cuello de botella en el flujo de aprobación de una factura, duplicados, llamadas de los interesados…Si trabajas con la Administración, sus notificaciones pueden ser un problema si no llevas un buen control y rastreo de las sedes para contestar en tiempo y forma a lo que requieran, en los procesos de homologación de proveedores están implicados un gran número de documentos a cotejar…
Todos ellos son procesos documentales que tienen como objetivos comunes la preservación, control y gestión de la documentación. Su gestión, partiendo de políticas empresariales definidas, deberían señalar cómo debe ser la creación de documentos, cómo debemos administrarlos, quién puede acceder a ellos, cuando pueden hacerlo (qué condiciones se deben cumplir en un flujo de trabajo concreto), cuanto tiempo estos documentos permanecen activos y cuando entran en una fase de baja consulta que nos lleve hasta su conservación temporal o permanente o, si procede, su expurgo definitivo.
La gestión electrónica de documentos se basa, entre otras, en la norma ISO 15489 que proporciona una metodología corporativa y formal para establecer, mantener y auditar programas de gestión que comienzan desde el mismo momento en que se crea el documento y abarca todo su ciclo vital.
Quizá la parte que más llamativa a la hora de disfrutar de una buena gestión documental es la rápida distribución de la información que se consigue garantizando la inmediatez y agilidad de los documentos. En esta rápida distribución documental deben quedar garantizadas también la integridad, autenticidad y seguridad de la información que se maneja. Hay que prestar atención a las características que nos facilitan la interoperabilidad con otros sistemas informáticos. La continua búsqueda y mejora para establecer nuevas políticas documentales en función del estado de la técnica, las necesidades de la empresa y sus recursos para llevarlas a cabo quedan definidas en una buena política de gestión documental.
Por supuesto, el valor de la gestión documental quedaría reducido si solo nos centráramos en documentación de naturaleza digital. La información debe ser gestionada en múltiples soportes sin importar si tratamos documentos físicos o digitales.
Y todo esto debe afrontarse con una estrategia transversal a toda la organización que intervenga en distintos procesos empresariales para apoyarlos, mejorarlos, hacerlos más eficientes e incluso automatizarlos. Es aquí cuando cobra sentido la externalización de procesos de negocio en empresas expertas que puedan aportar soluciones especializadas a las distintas problemáticas, resolverlas y mejorarlas para que la información fluya de la manera más dinámica posible con todas las garantías de seguridad.
